УПРАВУВАЊЕ СО ПРОЕКТИ

Управување со проекти

Прва студија (1): Вработени во Министерството за труд и социјална политика, поаѓаат од претпоставките за потреба од дорегулирање на областа поврзана со старателството врз деца на разведени родители и сакаат да направат проект.
Заради потребата се конципира проект којшто ќе одговора на барањата на ЕУ, проектот мора да ја следи методологијата на УПЦ и проектниот тим го има следниот пристап:
- Дефинирање на конкретните цели што треба да се остварат;
- Дефинирање задачи според целите;
- Распределување ресурси;
- Утврдување буџет.          

 

Прашање1: Како треба да биде нивниот пристап според методологијата на ЕУ за УПЦ за поставување и разработка на една проектна идеја? 

Одговор 1: Да го дефинираат проблемот.        

Одговор 2: - Да ја постават проблематиката на состанок во Министерството;
- Да формираат тим;
- Да ја разработат идејата;
- Да го дефинираат проблемот и да утврдат цели и очекувани резултати;
- Да направат проектна скица;
- Да направат буџет;
- Да направат проектна апликација; и
- Да добијат одобрување и да го почнат проектот.         

Одговор 3: - Да го дефинираат проблемот.
- Да проверат дали решавањето на проблемот, односно проблематиката е во одредени приоритети на ЕУ.
- Да проверат дали проблематиката е поврзана и со одредени национални стратегии или приоритети и програми во рамките на Министерството.
- Да ги дефинираат целите и резултатите.
- Да разработат проектна скица и предлог-буџет.
- Да пронајдат релевантни партнери, засегнати страни и крајни корисници и да ги инволвираат вo проектната замисла и проектниот план.
- Да подготват апликација во согласност со отворениот повик во рамките на ЕУ или националната проектна програма.
- Да добијат одобрување и да започнат со  реализација на проектот.   

 

Прашање 2: Каде, во суштина, најмногу погрешил тимот?     

Одговор 1: Не погрешил воопшто.           

Одговор 2: Не ја следел во целост методологијата за УПЦ според  пристапот на логичка рамка.                

Одговор 3: Не направил корелација на проблематиката со приоритетите на ЕУ и со националните приоритети.            

 

Прашање 3: Која е клучната насока за конципирање проекти на ЕУ, од што прво се поаѓа?         

Одговор 1: Од целта на проектот.             

Одговор 2: Поврзувањето на проблемот што треба да се реши преку проектот со националните стратегии и приоритети.      

Одговор 3: Поврзувањето на проблемот што треба да се реши преку проектот со приоритетите на ЕУ и со националните стратегии и приоритети. 

 

Прашање 4: Какви треба да се целите кои треба да се постигнат со проектот?                      

Одговор 1: Универзални, кои подеднакво важат за сите држави на ЕУ.

Одговор 2: Насочени, кои се од суштинско значење за земјата во која се имплементираат.        

Одговор 3: Стратегиски - решаваат проблеми и потреби зацртани со долгорочните стратегии за развој во регионот на ЕУ.   

 

Прашање 5: Зошто методологијата на ЕУ за управување со проектен циклус, инсистира на стратегиската компонента на проектните цели?         

Одговор 1: Затоа што на тој начин се контролираат земјите-апликанти за членство во ЕУ.

Одговор 2: Затоа што Европската комисија однапред ги увидела потребите и ги прецизирала и ги конкретизирала насоките за сите идни проекти.

Одговор 3: Затоа што на тој начин се обезбедува интегриран пристап, кој го обезбедува паралелниот стратегиски развој на земјата со дефинираниот стратегиски развој на регионот на ЕУ.

 

Управување со проекти

Втора студија (2): Невладината организација Моја кариера, аплицирала и добила одобрување за започнување проект за зајакнување на работната сила преку спроведување обуки за вработливост кај завршените студенти и средношколци од средните насочени училишта.
За таа цел, таа одлучила да започне со подготовките за реализација на проектот и ги направила следните чекори:
- Назначила одговорен проектен менаџер;
- Од внатрешниот тим ги распределила своите соработници на клучните проектни позиции;
- Одредени активности доверила на партнерски организации;
- Направиле детален план и го утврдиле датумот за почеток на проектот со објавување оглас за реализација на првите обуки.

Прашање1: Дали менаџментот на Моја кариера можел самостојно да одлучува како ќе ги направи подготовките?

Одговор 1: Да разработат решение.

Одговор 1: Не може самостојно, туку мора да следи одредени правила и предефинирани насоки.

Одговор 1: Може самостојно, но треба да почитува и одредени правила и насоки кои произлегуваат од единствените принципи на методологијата за УПЦ.

Прашање2: Дали секој проект мора да има назначено одговорен проектен менаџер или таа функција можат во исто време да ја извршуваат повеќе лица?

Одговор 1: Да, може.

Одговор 2: Може, но не е препорачливо.

Одговор 3: Не може.

Прашање 3: Каква е улогата на проектниот менаџер?

Одговор 1: Тој е само формален лидер на тимот.

Одговор 2: Тој е формален лидер, но, сепак, има одредени одговорности. 

Одговор 3: Тој е лидер на тимот и има целосна одговорност за управувањето и менаџирањето на конкретниот проект.

Прашање 4: Која е улогата на проектниот тим?

Одговор 1: Да ги слуша и да ги извршува наредбите на проектниот менаџер.                        

Одговор 2: Да биде рамноправен носител на целосната одговорност за текот и за резултатите од проектот.

Одговор 3: Да ги почитува хиерархиските канали на комуникација и рамноправно да партиципира кон напорите за остварување на проектните цели и постигнување на проектните резултати.                         

Прашање 5: Кои се чекорите кои треба да ги преземе менаџментот на Моја кариера за да го започнат проектот во согласност со методологијата за УПЦ?

Одговор 1: - Да формираат тим;
- Да најдат партнери;
- Да ги поделат задачите и обврските на тимот и партнерите;
- Да назначат одговорен проектен менаџер;
- Да ја започнат реализацијата. 

Одговор 2: - Да распишат оглас за избор на тим во согласност со проектните задачи;
- Да спроведат селекција и избор на тимот;
- Заедно со тимот уште еднаш да ги разгледаат проектните постулати;
- Да организираат тренинг на тимот за да ги дефинираат процесите и процедурите на комуникација и работа;
- Да свикаат прес-конференција и да го означат почетокот на проектот.

Одговор 3: - Да направат детален проектен план;
- Врз основа на планот, да дефинираат потребно ниво на експертиза и да изберат тим во согласност со стручноста и со потребните компетенции;
- Да ги вклучат засегнатите страни заедно со членовите на тимот во детална разработка на проектниот план;
- Да извршат поделба на задачите и да ги прецизираат резултатите според фазите и приоритетот на испорака;
- Да организираат промотивен настан, со кој ќе го означат почетокот на проектот, преку конкретна реализација на дел од задачите и постигнување првични краткорочни цели.

 

Управување со проекти

Трета Студија (3): Проектниот тим на МТСП, за проектот за усогласување на законската регулатива поврзана со старателството на децата при разведени родители, при конципирањето на проектот, тргнува според следните чекори:
- Прво, ги дефинира задачите кои планира да ги остварува;
- Врз основа на задачите ги поставува резултатите што треба да се постигнат;
- Понатаму, ја спроведува и разработката на потребните ресурси;
- Врши анализа на трошоците; и
- Прави концепт кој го доставува до одговорните во Министерството за нивно мислење и одобрување.

Прашање1: Дали ваквиот пристап е соодветен?

Одговор 1: Да утврдат цели и задачи и да ги распределат во соодветна временска рамка и адекватни ресурси.

Одговор 2: Не, но може да се подобри со извесни дополнувања.

Одговор 3: Не, затоа што се потребни значителни интервенции.

 

Прашање2: Дали и во кој дел од пристапот вие најмногу би интервенирале?

Одговор 1: Нема потреба од дополнителни интервенции.

Одговор 2: Во делот за поврзување на проектните цели со стратегиските насоки.

Одговор 3: Во повеќе сегменти, стратегиската интеграција, дефинирање на целите, па потоа разработка на задачите.

Прашање 3: Дали констатирате одредени пропусти во пристапот и од какво значење се тие?

Одговор 1: Не констатирав никакви пропусти.

Одговор 1: Има пропусти, но нивното значење е минорно.

Одговор 1: Има големи пропусти кои се однесуваат на клучната препорака на ЕУ за обезбедување интегриран пристап.

Прашање 4: Во што се состои суштината на интегрираниот пристап?

Одговор 1: Во обезбедување интеграција помеѓу тимот задолжен за реализација.

Одговор 2: Во обезбедување интеграција со стратегиските цели на Министерството.

Одговор 3: Во обезбедување интеграција со приоритетите на ЕУ и со националните стратегиски приоритети.

Прашање 5: Каков всушност треба да биде пристапот на тимот кон разработката на проектната идеја?

Одговор 1: Да го лоцира проблемот што сака да го реши и врз негова основа да ги поставува задачите и очекуваните резултати.

Одговор 2: Да утврди дали постигнатите резултати ќе значат или ќе донесат нов квалитет, којшто ќе може лесно да се докаже и да се поврзе со националните приоритети.

Одговор 3: Да утврди прво дали проблематиката е во соодветна корелација со одредени ЕУ и национални приоритети и врз основа на тоа да го предефинира проблемот, односно да ги постави општите и конкретните цели.

Управување со проекти

Четврта студија (4) Невладината организација Моја кариера со цел да започне со реализација на веќе одобрениот проект за подобрување на вработливоста кај младата генерација, а врз основа на целите и задачите кои произлегуваат, го избра и го поставува следниот носечки проектен тим:- Проектен менаџер; - Менаџер за буџет; - Повеќе различни извршители.

Прашање1: Дали ваквиот избор на тим е целосно правилен?

Одговор 1: Да направат буџетска проекција.

Одговор 2: Не, но може да е добар за почеток на проектот.  

Одговор 3: Не, тимот треба да биде целосно оформен со точно прецизирани одговорности, задачи и надлежности.

Прашање2: Дали изборот на правилен тим има голема важност за реализацијата на тимот?

Одговор 1: Нема голема важност, проектот ако е добро испланиран, финансиран и раководен од добар проектен менаџер, може да биде реализиран од каков било тим.

Одговор 2: Има значење, но изборот на тимот нема пресудна улога во реализацијата на проектот, најважна е улогата на проектниот менаџер.

Одговор 3: Изборот на тимот има суштинско значење, и најдобриот проектен менаџер нема да успее да го реализира проектот доколку има на располагање несоодветен тим.

Прашање 3: Дали во овој случај извршителите можат да се назначат за повеќе различни работи или нивното работно место треба да биде точно профилирано?

Одговор 1: Потребно е извршителите да бидат мултидисциплинарни и да бидат задолжени да извршуваат повеќе различни работи.

Одговор 2: Извршителите можат да бидат мултидисциплинарни, но само тогаш кога проектот не располага со доволно финансиски средства.

Одговор 3: Извршителите можат да бидат мултидисциплинарни, но, сепак, за успешноста на проектот е многу важно нивниот ангажман да произлегува од нивната основна стручност и експертиза.

Прашање 4: Дали и во кој дел ваквиот избор на тим може да се подобри?

Одговор 1: Ваквиот избор е сосема во ред и не треба да се подобрува.

Одговор 2: Може да се подобри со доделување ингеренции на извршителите.

Одговор 3: Треба да се подобри со назначување и други одговорни проектни менаџери и со специфицирање на надлежностите на извршителите.

Прашање 5: Кога вие би го составувале тимот, дали нешто би промениле и како би го поставиле?

Одговор 1: Нема потреба од промени, со вака назначен тим може да се реализира дадениот проект.

Одговор 2: Ќе го подобрам со следниов избор: - Проектен менаџер   Одговорен за буџет;- Други одговорни лица;- Конкретни извршители по области.

Одговор 3: Ќе го подобрам со следниов избор:- Главен проектен менаџер;- Менаџер за буџет:- Менаџери за комуникација со сите засегнати страни: универзитети, средни училишта, работодавачи;- Менаџер за односи со јавност и маркетинг;- Проектни извршители, распределени по области;- Проектни асистенти и практиканти.

Управување со проекти

Петта студија (5): При реализацијата на концептот за својот проект за усогласување на законската регулатива поврзана со дефинирање на старателството кај деца на разведени родители, тимот при МТСП ги поставува следните фази:
- Фаза на планирање;
- Фаза на реализација;
- Фаза на завршување.
Со детално разработен концепт, според наведените фази, тимот на МТСП, бара одобрување од своите надлежни за да започне со конкретна изработка на проектната апликација.

Прашање1: Дали вака поставените фази одговараат во согласност со методологијата за УПЦ?

Одговор 1: Да направат проектен план.

Одговор 2: Не, но се сосема доволни за да се почне со пополнување на aпликацијата.

Одговор 3: Не, и мора да претрпат значајни измени за да можат да се почне со пополнување на апликацијата.

Прашање2: Дали проектниот тим мора да се придржува до одредени фази за да направи добар проектен концепт?

Одговор 1: Не мора, може да се потпре на својата стручност, компетенции и професионално познавање на материјата, областа од којашто произлегува проектот.

Одговор 2: Не мора да се придржува, но пожелно е да ги примени само трите фази кои се посочени во студијата.

Одговор 3: Мора, и тоа е дел од методологијата којашто е условена од страна на ЕУ за УПЦ (управување со проектен циклус).

Прашање 3: Која е суштинската разлика меѓу фазата на реализација и фазата на завршување?

Одговор 1: Нема разлика, всушност фазата на завршување е последниот сегмент од фазата на реализација на проектот.

Одговор 2: Станува збор за дијаметрално различни и суштински независни фази.

Одговор 3: Фазата на реализација го означува целиот тек на проектот од неговиот реален почеток до неговиот крај, а фазата на завршување ги опфаќа активностите кои следат по суштинското завршување на проектот (финална евалуација, ревизија и документирање на стекнатото искуство и знаењето од реализираниот проект).

Прашање 4: Што всушност претставува фазата на планирање?

Одговор 1: Планирање на дневните обврски кои произлегуваат од задачите за секој извршител посебно.

Одговор 2: Планирање на проектните процеси.

Одговор 3: Планирање на целиот тек на активностите кои се поврзани со задачите за остварување на целите со користење на сите ресурси во текот на времетраењето на проектот, од неговиот почеток до неговото завршување.

Прашање 5: Кога вие би го претставувале тимот на МТСП, со кои фази би го направиле концептот, пред да го дадете на одобрување и пред да започнете со пополнување на апликацијата?

Одговор 1: Би ги задржал назначените фази.

Одговор 2: Би ги вклучил и фазите за развој на идејата и фазата за интегрирање во проектот на сите засегнати страни.

Одговор 3: Би ги вклучил фазите за анализа на проблемот и целта (проблемите и целите) и нивното интегрирање со стратегиските ЕУ и националните насоки и анализа на опкружувањето со интегрирање на засегнатите страни.

Управување со проекти

Шеста студија (6): Тимот на Моја кариера, кој го добил и го реализирал проектот за подобрување на вработливоста на младата популација, дипломците и завршените средношколци, во извештајот на завршувањето на проектот, како датум со кој го означил почетокот на проектот, го евидентирал датумот кога е објавен повикот за доставување проектни апликации од страна на донаторот.

 

Прашање1: Дали овој е вистинскиот датум за почеток на проектот?

Одговор 1: Да започнат со проектот.

Одговор 2: Не, вистинскиот датум е оној кога проектот е одобрен.

Одговор 3: Не, вистинскиот датум е датумот којшто во договорот за реализација на проект помеѓу тимот на Моја кариера и донаторот, е утврден како датум за почеток на проектот.

Прашање2: Дали прашањето за датумот за почеток на проектот има суштинска важност за самиот проект?

Одговор 1: Нема никаква важност.

Одговор 2: Нема конкретна важност, туку е значаен само заради точна административна и техничка евиденција.

Одговор 3: Има суштинско значење затоа што токму од тој датум почнува и суштинската реализација на проектот со сите негови компоненти.

Прашање 3: Дали еден проект може да има повеќе датуми со кои ќе се означува неговиот почеток и кои би биле тие?

Одговор 1: Не е логично еден проект да има два датуми за почеток, бидејќи тоа би значело датум за почеток, а следниот датум би бил датум на продолжување.

Одговор 2: Може, доколку едниот е датум кога проектниот тим почнал да ја подготвува проектната апликација и датумот кога започнале да го реализираат проектот.

Одговор 3: Може, едниот датум да биде датумот кога е потпишан договорот за реализација на проектот меѓу реализаторот и донаторот, а вториот доколку со договорот е определен посебен датум со кој се означува и суштинскиот почеток на проектот (организација на одреден промотивен настан).

Прашање 4: Со кои останати сегменти од проектниот циклус е поврзан датумот за почеток на проектот?

Одговор 1: Само со датумот за завршување на проектот.

Одговор 2: Само со реализацијата на буџетот.

Одговор 3: Со сите проектни аспекти и компоненти.

Прашање 5: Врз кои параметри се одразува датумот на почеток на проектот?

Одговор 1: Финансиските средства за реализацијата на проектните цели.

Одговор 2: Времето, трошоците и остварените цели.

Одговор 3: Ефикасноста и ефективноста на проектот, што се утврдува со завршната ревизија.

Управување со проекти

Седма студија (7): При конципирањето на првичната идеја за проектот за усогласување и надградување на регулативата за старателството врз децата на разведените родители, тимот на МТСП до одговорните лица доставил нацрт-план во кој биле посочени идејата, нејзиното значење за подобрување на квалитетот при воспитувањето и грижата на децата од страна на разведените родители и конкретните цели кои треба да се постигнат со овој проект, при што концептот бил првично отфрлен затоа што покрај останатото, не бил поднесен начелен план, не бил доставен конкретен предлог-буџет и не била образложена корелацијата на проблемот со ЕУ и со националните стратегиски приоритети.

Прашање1: Дали изготвувањето начелен план при подготовката на проектниот концепт има суштинско значење за натамошната изработка на апликацијата?

Одговор 1: Го има правото целосно самостојно да одлучува без да следи одредени правила или насоки.

Одговор 2: Има значење, но не мора да се изработува во иницијалната фаза.

Одговор 3: Има значење и пожелно е да се изработи во иницијалната фаза.

Прашање2: Дали и во што се состои значењето на начелниот проектен план во иницијалната фаза?

Одговор 1: Нема конкретно значење.

Одговор 2: Има делумна поврзаност со изработката на предлог-буџетот.

Одговор 3: Дава целосен увид на сите проектни компоненти и зависности што овозможува понатаму полесно пополнување на проектната апликација.

Прашање 3: Дали изработката на предлог-буџет има значење во иницијалната проектна фаза?

Одговор 1: Нема никакво значење.

Одговор 2: Нема некое конкретно значење, но пожелно е да се изработи.

Одговор 3: Има значење за да даде основен увид во трошоците и дали проектот може да се вклопи со проектно-определената финансиска рамка.

Прашање 4: Дали изработката на анализата за утврдување на проблемската конотација на проектот со ЕУ и со националните стратегии и приоритети, има суштинска важност во иницијалната проектна фаза?

Одговор 1: Нема никаква важност.

Одговор 2: Има чисто административна важност, да биде изработена само како задолжителен критериум.

Одговор 3: Ја има најсуштинската важност, бидејќи станува збор за клучен критериум на ЕУ за одобрување кој било проект.

Прашање 5: Кога вие би биле раководител на проектниот тим на МТСП, од каде прво би тргнале и на што најмногу би посветиле внимание во првичната иницијална проектна фаза?

Одговор 1: Да направам издржан предлог-проект, со јасно утврдени приоритети и изработен конкретен предлог-буџет.

Одговор 2: Да направам издржан предлог-проект, со утврдување на целите, трошоците и очекуваните резултати.

Одговор 3: Да направам предлог-концепт, кој ќе го посочи интегрираниот пристап на поврзување на проектната проблематика со ЕУ и со националните приоритети, со јасно дефинирани цели, задачи, фази на реализација и трошоци.

Управување со проекти

Десетта студија (10): Откако тимот на ИТЦ ги коригирал првичните забелешки од страна на топ менаџментот околу поставувањето процесен пристап за реализација на проект за развој и изработка на ЕРП апликација за МСП и добил одобрување за почеток со проектниот циклус, тимот ја започнал фазата на планирање со која ги опфатил следните елементи:
- Дефинирање конкретни цели, активности, задачи и претпоставени резултати;
- Распределба на задачите по носители (WBS);
- Дефинирање терминска рамка на сите активности и испораки;
- Дефинирање буџет;
- Дефинирање организациска и комуникациска структура;
- Дефинирање посебни процеси за менаџмент со активности, ресурси, ризици и јавност.
Сепак, по деталната анализа, менаџментот констатирал дека со фазата на планирање не е опфатена една многу важна компонента и проектот повторно го вратил на доработка.           

Прашање1: Која компонента недостига?          

Одговор 1: Да, целосно одговараат.        

Одговор 2: Дефинирање на отчетноста.

Одговор 3: Мониторингот и контролата.

Прашање2: Кога во еден проект се вклучува мониторингот?

Одговор 1: При проектната разработка.

Одговор 2: При фазата на реализација.  

Одговор 3: При целиот тек од почетокот до крајот на еден проект.      

Прашање 3: Кое е најсуштинското значење на мониторингот?                

Одговор 1: Да се контролираат извршителите.                

Одговор 2: Да се внимава на остварувањето на целите.          

Одговор 3: Да се следат и да се документираат процесите со цел да се реагира навремено и по потреба да се изврши репланирање.     

Прашање 3: Во согласност со проектната методологија, преку кои критични пресеци може да се направи контрола дали испорачаните резултати соодветствуваат со времето, реализирањето на предвидените задачи и остварувањето на зацртаните трошоци?          

Одговор 1: Кварталните наративни извештаи.                  

Одговор 2: Месечните финансиски извештаи.                   

Одговор 3: Увидот во зацртаните „Milestones“.                

Прашање 5: Која клучна проектна придобивка ја обезбедува цикличниот и континуираниот процес на контрола, евалуација и репланирање?      

Одговор 1: Оправданоста на средствата.           

Одговор 2: Ефективноста и ефикасноста.          

Одговор 3: Процесот на проектно учење и развој.

Управување со проекти

Единаесетта студија (11): Откако сите подготовки се направени и е одобрено за да се започне со проектот за развој и производство на ЕРП апликација во облак за МСП, топ менаџментот на ИТЦ ги направи следните чекори за подготовка со проектот за развој на ЕРП софтверска апликација за потребите на МСП:
- Разработен е детален план и тој со конкретни носители, задачи, време и резултати е впишан во соодветен софтвер за следење и евидентирање на проектните активности;
- Направен е избор на тимот;
- Дефинирани се клучните комуникациски принципи, форми и канали;
- Определен е буџетот;
- Дефинирани се процедурите за стартување, следење, евалуација и репланирање на процесите;
- Дефиниран е системот за проверка на резултатите – тестирање на апликацијата во сите нејзини фази на изработка;
- Определен е датумот за почеток на проектот со организација на мал интерен коктел со планирана објава на информација на нивниот портал.
Ваквиот план е разгледан од топ менаџментот на компанијата, и тој е прифатен со акцент дека е потребно да се вметне и една многу важна компонента.         

Прашање1: Дали вака претставените чекори за отпочнување со реализација на замислениот проект ги задоволуваат критериумите и методологијата за процесно ориентиран проектен менаџмент?               

Одговор 1: Да.  

Одговор 2: Не, целосно отстапуваат од методологијата.         

Одговор 3: Во основа ги задоволуваат, но потребни се извесни подобрувања.                      

Прашање1: Што всушност претставува планот за реализација?               

Одговор 1: Листа на потребните задачи.           

Одговор 2: Тек на активности од кои произлегуваат задачи заради остварување одредени цели.

Одговор 3: Опфат на параметрите: активности, задачи, цели, ресурси и време.                   

Прашање 3: Кој го имплементира планот?      

Одговор 1: Проектниот менаџер.              

Одговор 2: Целата компанија.   

Одговор 3: Тимот од компанијата кому се доделени посебни задачи и обврски кои произлегуваат од планот за спроведување на проектот.        

Прашање 4: Која компонента недостига во планот?      

Одговор 1: Стратешко планирање.          

Одговор 2: Протоколи за комуникации со јавноста.       

Одговор 3: Обука на тимот: тим билдинг.         

Прашање 5: Што всушност се постигнува со обуката на тимот, пред да се започне со некој проект?

Одговор 1: Тимот да се запознае меѓу себе и да ги изгради комуникациските релации, како внатрешните така и надворешните.

Одговор 2: Тимот да се вклопи и да направи симулација на проектните активности, со цел да го провери и да го усогласи значењето на сите проектни термини и фази.           

Одговор 3: Тимот да направи заеднички осврт кон планот и да ги усвои задачите, процесите и процедурите кои се зададени со проектот.

 

Управување со проекти

Дванаесетта студија (12)  По спроведувањето на завршната ревизија на предлог-планот за отпочнување со проект, тимот на ИТЦ со цел да го реализира проектот за развој на модуларна софтверска апликација ЕРП за потребите на МСП, ги реализира следните подготовки:
1. Определен е главен проектен менаџер;
2. Усвоени се процедури за комуникација и дефиниран е RED Mind како софтвер за поставување, следење и генерирање соодветни проектни извештаи;
3. Направен е тим билдинг со останатите членови на тимот и со секого поединечно се верификувани неговите во рамките на проектните задачи (WBS) и е направено:
a. Потпишување договор за реализација (верификација на планот);
b. Конципирање соодветна проектна организациска структура;
c. Пренесување на улогите и задачите;
d. Определен е датумот за почеток со проектот.

Но, од самиот почеток на проектот, започнуваат и одредени објективни тешкотии кои доведуваат до поместувања во целиот проект:

- Алоцирање дел од внатрешните програмери на други активни и финансиски значајни проекти;

- Пренасочување и на техничките финансиски ресурси за да се забрза затворање други тековни проекти поврзани со договори со надворешни клиенти;

- Вклучување нови, недокажани програмери;

- Пробивање рокови, непостигнување планирани цели;

- Намалување на ентузијазмот кај одговорниот проектен менаџер;

- Критичен момент на можно замрзнување или откажување на проектот.   

Прашање1: Зошто настанал овој проблем?     

Одговор 1: Нема големо суштинско значење.

Одговор 2: Заради пропусти во планирањето.                  

Одговор 3: Заради неизбалансирани приоритети на топ менаџментот.          

Прашање2: Дали ваквите проблеми можеле да се предвидат и кога? 

Одговор 1: Не можеле да се предвидат.

Одговор 2: Можеле во стратешкото планирање.            

Одговор 3: Можело со внимателно планирање на ризиците и правилна анализа на внатрешните состојби.   

Прашање 3: Кој ја носи вината за ваквиот развој на настаните?                

Одговор 1: Проектниот тим.       

Одговор 2: Проектниот менаџер.              

Одговор 3: Топ менаџментот.    

Прашање 4: Кои чекори треба да ги преземе проектниот менаџер за го задржи проектот?        

Одговор 1: Што и да направи, работите не зависат од него.   

Одговор 2: Да направи обид за времено запирање на сите проектни активности до создавањето услови за повторен почеток.              

Одговор 3: Да направи итен состанок со топ менаџментот за да се предефинираат стратешките и оперативните приоритети на компанијата, а со тоа и да се донесе одлука за судбината на проектот.     

Прашање 5: Кога вие би биле на местото на проектниот менаџер, како вие би постапиле во овој случај?

Одговор 1: Би сте си дале оставка.            

Одговор 2: Би направиле брза обука на новиот тим и би продолжиле со работата со промена на планот: намалување на целите и зголемување на времето.   

Одговор 3: Би инсистирале на замрзнување на сите активности сè додека не се создадат услови за да се продолжи според утврдените параметри од планот за проектот.

Управување со проекти

Тринаесетта студија (13): При анализата на состојбите во фаза на иницијација на можен меѓуграничен проект за зголемување на квалитетот во услугите во туристичката понуда и изработка на усогласени туристички стандарди во охридскиот регион, како засегнати страни се идентификувани бројни туристички организации, комори и здруженија лоцирани во Охрид, Струга, Подградец и во Пешкопеја, како и локалните самоуправи и националните институции за развој на туризмот (агенции, министерства на Македонија и Албанија), кои инсистираат на развиени политики во областа на туризмот и следење на општите трендови. Со проектните анализи, исто така, е утврдено дека клучен и најброен сегмент вклучен во туристичката понуда се локалните жители, кои ги издаваат своите главно нестандардизирани капацитети, соби, апартмани и останати објекти за сместување, кои од проектот очекуваат бенефиции кои би ја зголемиле побарувачката. За потребите на проектот, исто така, се консултирани и експерти од областа кои потенцираат дека е потребно дефинирање општо прифатливи стандарди кои произлегуваат од нормативите на ЕУ и спроведување одредена регулатива, со цел да се обезбеди заштита на туристите и унапредување на севкупната област, односно обезбедување интегрирана понуда и на македонските и на албанските туристички капацитети, како и зголемен персонален квалитет за особеностите во туристичката индустрија на вработените и сопствениците на туристичките објекти и капацитети. Сепак, низ анализите на очекувањата и потребите од проектот, се стекнати сознанија дека речиси сите групи на засегнати страни имаат свои и често спротивни интереси, со што е доведена во прашање и самата иницијација, односно откажување од обидот да се учествува на отворениот повик. За да се избегнат можните конфронтации, сепак, во согласност со методологијата на УПЦ за фазата иницијација, проектот лоцира повеќе сегменти кои претставуваат неподелен интерес кај сите засегнати страни, а тоа се:

- Обуки;

- Класични промотивни активности;

- Користење на интернетот и социјалните мрежи за промоции и маркетинг; и

- Изработка на заедничка интегрирана понуда преку интерактивен веб-портал за контакт со потенцијалните клиенти на македонски, албански и англиски јазик.      

Прашање1: Која клучна препорака во фазата на иницијација е искористена за да се идентификуваат проектните области од заеднички интерес?

Одговор 1: Потреби, можности, средства.

Одговор 2: Проектот да дејствува во областите кои се посочени од експертите.

Одговор 3: Проектот да се концентрира во рамките на заедничкиот содржател меѓу барањата и потребите на засегнатите страни, укажувањата на експертите и можностите и капацитетите.

Прашање2: Зошто проектот не се фокусирал кон издејствување одредени регулатива и стандарди?

Одговор 1: Затоа што такви стандарди веќе постојат во регионот и се применуваат.

Одговор 2: Затоа што станува збор за две држави, тешко е да се усогласат заеднички стандарди.

Одговор 3: Затоа што стандардите и регулативата значат поделени интереси меѓу засегнатите страни, локалната самоуправа и државните институции, кои имаат свои интереси, и туристичките организации (поединци), кои често имаат спротивни интереси.

Прашање 3: Дали со еден проект мора да бидат задоволени сите засегнати страни?

Одговор 1: Да, сите треба подеднакво да бидат застапени.

Одговор 2: Но, но да бидат опфатени нивните интереси.

Одговор 3: Да, но само како субјекти кои ќе земат активно учество во аспекти кои претставуваат заеднички интерес.

Прашање 4: Во каква стапица можел да потпадне проектот ако во фазата за иницијација не биле детектирани аспектите на спротивставени интереси и конфронтации?

Одговор 1: Проектот да пропадне заради директна конфронтација на спротивставени интереси.

Одговор 2: Проектот да не може да оствари дел од планираните цели заради цврсто бранење на своите интереси од страна на спротивните страни.

Одговор 3: Проектот не би потпаднал во никаква стапица од причини што проектите не секогаш позитивно ги тангираат сите засегнати страни.

Прашање 5: Дали и во кој сегмент проектниот фокус носи одреден атрибут, којшто би ја обезбедил неговата долгорочна одржливост?

Одговор 1: Проектниот фокус не носи никаков нов квалитет, а наведениот фокус не претставува нешто што може да гарантира натамошна одржливост.

Одговор 2: Интегрираниот маркетиншки пристап може да значи одреден атрибут, но недоволен да се обезбеди одржливоста.

Одговор 3: Функционирањето на заеднички туристички портал и постојаното продуцирање нови курикулуми за обуки и развој на туристичките капацитети, се значајни атрибути кои можат да ја обезбедат одржливоста на проектот.

Управување со проекти

Четиринаесетта студија (14): Проектот за зголемување на вработливоста кај младата генерација, спроведуван од невладината организација Моја кариера, по истекот на првите 6 месеци, во согласност со проектната документација, треба да спроведе редовна полугодишна евалуација.
За таа цел, избрана е надворешна консултантска компанија со задача да изврши:
- Мерење на инволвираноста на секој поединец од проектниот тим во целите и задачите на проектот;
- Мерење на импактот на проектот во јавноста;
- Проверка на употребата на формите и начините на писмена и усна комуникација;
- Проверка на реално постигнатите резултати;
- Анализа на задоволството и нивото на вклученост кај засегнатите страни.

Прашање1: Со кој сегмент од евалуацијата ќе се истражи влијанието кое проектот го има врз достигнувањето на општата цел?

Одговор 1: Пристапот до надворешни извори на средства за финансирање.

Одговор 2: Анализа на задоволството и нивото на вклученост кај засегнатите страни.

Одговор 3: Мерење на влијанието на проектот во јавноста.

Прашање2: Дали за да се спроведе полугодишната еваулација, неопходно било да се избере надворешна консултантска куќа?

Одговор 1: Да, тоа е предвидено со регулативата на ЕУ.

Одговор 2: Не е неопходно, но е потребно за да се запази принципот на објективност.

Одговор 3: Во согласност со методологијата на ЕУ за УПЦ, препорачливо е периодичните евалуации, па и завршната евалуација, да ги спроведува проектниот тим со интерни ресурси, но никаде не е наведено дека е забрането да се користи надворешна консултантска куќа.

Прашање 3: Со кој аспект од евалуацијата се утврдува сегментот на ефикасност и ефективност?

Одговор 1: Мерење на влијанието на проектот во јавноста.

Одговор 2: Мерење на инволвираноста на секој поединец од проектниот тим во целите и задачите на проектот.

Одговор 3: Проверка на реално постигнатите резултати.

Прашање 4: Што се проверува со сегментот за проверка на употребата на формите и начините на писмена и усна комуникација?

Одговор 1: Нивото на проектна култура.

Одговор 2: Нивото на запазување на внатрешните процедури.

Одговор 3: Употребата на стандардизираните документи, процедури и форми за комуникација.

Прашање 5: Кој сегмент во согласност со методологијата на ЕУ за УПЦ, не е опфатен со понудениот концепт на споменатата евалуација?

Одговор 1: Внатрешната ревизија.

Одговор 2: Остварувањето на општата цел.

Одговор 3: Следење на проектната одржливост.

Управување со проекти

Петнаесетта студија (15): Тимот на МТСП откако успешно го одбранил својот концепт за предлог-проект за усогласување и унапредување на регулативата поврзана со старателството на деца при разведени родители, започнува да ја пополнува апликацијата во согласност со пристапот на логичка рамка. Со цел да бидат што е можно поефикасни во пополнувањето, тимот се дели на два дела и секој од нив работи на различна проблематика, при што едниот тим работи на анализа на проблемот, а другиот на анализа на целите.

Прашање1: Дали ваквата поделба на тимот може да ги даде посакуваните резултати?

Одговор 1: Лоцирањето на одговорноста.

Одговор 2: Да, но може да има потреба од дополнително усогласување

Одговор 3: Проблемот и целите претставуваат суштински дел и е речиси невозможно независно да се работи и на двата дела.

Прашање2: При анализата на главниот проблем, што всушност се  добива како крајно пополнета форма?

Одговор 1: Табела за проблеми и дилеми.

Одговор 2: Логички дијаграм на проблемите.

Одговор 3: Дрво на проблеми.

Прашање 3: Во фазата на анализи, ако проблемот станува цел, тогаш дрвото на проблеми станува?

Одговор 1: Непотребно.

Одговор 2: Разгрането.

Одговор 3: Дрво на цели.

Прашање 4: Во фазата на анализа, пред да се започне со анализата на проблемите и целите, која анализа треба да биде завршена?

Одговор 1: Анализа на проектната одржливост.

Одговор 2: Анализа на општата и на посебната проблематика.

Одговор 3: Анализа на засегнатите страни, нивните проблеми и потреби (цели).

Прашање 5: Кога вие би биле раководител на тимот на МТСП, а со цел да обезбедите поголема кохерентност и конзистентност во проектната елаборација (пополнување на апликацијата), што би презеле?

Одговор 1: Би ангажирал професионална консултантска куќа да ја пополни апликацијата.

Одговор 2: Претходно би спровел обука на тимот.

Одговор 3: Во тимот би вклучил и претставници на засегнатите страни, а би повикал и странична експертска помош или лица со веќе докажано позитивно искуство во пополнување проектни апликации на ЕУ.

Управување со проекти

Шеснаесетта студија (16): Тимот на МТСП откако успешно го одбранил својот концепт за предлог-проектот за усогласување и унапредување на регулативата поврзана со старателството на деца при разведени родители, започнува да ја пополнува апликацијата во согласност со пристапот на логичка рамка. Успешно ги спровел анализите на засегнатите страни, на проблемите и на целите и започнал со пополнување на логичката рамка, но наишол на одредени тешкотии и потреби да реализира уште еден сегмент од фазата на анализи.

Прашање1: Која конкретен сегмент недостига од фазата на анализи?

Одговор 1: Да, во целост.

Одговор 2: SWOT-анализата.

Одговор 3: Анализи на стратегијата/алтернативите: идентификување различни стратегии за постигнување на целите, одредување на главните цели (општите цели и целта на проектот или специфичната цел).

Прашање2: Што точно значи SWOT-анализата?

Одговор 1: Анализа на факторите на ризик.

Одговор 2: Анализа на опкружувањето.

Одговор 3: Анализа на силните и слабите страни наспроти можностите и пречките.

Прашање 3: Како проектот се однесува кон општата, а како кон специфичната цел?

Одговор 1: Проектот мора да ги оствари и двете цели.

Одговор 2: Проектот треба да ги оствари и двете цели, но не во целост.

Одговор 3: Проектот влијае врз општата, а ја достигнува специфичната цел.

Прашање 4: При анализите, се разработуваат и стратегиите за достигнување на целите и нивните алтернативи, и тие понатаму во фазата на планирање се преточуваат во?

Одговор 1: Квалитетни решенија.

Одговор 2: Насоки на дејствување.

Одговор 3: Активности од кои произлегуваат конкретни задачи.

Прашање 5: За да не се случуваат вакви пропусти, доколку вие би биле проектен менаџер на тимот на МТСП, што би презеле?

Одговор 1: Би ангажирал тим од надворешни професионалци.

Одговор 2: Лично би го контролирал целиот процес на пополнување на апликацијата од неговиот почеток до неговиот крај.

Одговор 3: Би назначил лице од тимот со посебна улога да биде чувар на процесите и формите и да ги следи упатствата од прирачникот и да ги контролира сите фази и испораки преку соодветна check листа или check форма.

Управување со проекти

Осумнаесетта студија (18): При конципирањето на проектот за зголемена вработливост на младата популација, тимот на Моја кариера, како своја генерална (општа) цел ги дефинира:
- Намалување на невработеноста и создавање оспособена работна сила.
Како свои посебни, конкретни цели, за првите 6 месеци ги дефинира:
- Спроведување обуки за зголемување на вработливоста со опфат на минимум 3.000 завршени средношколци и 5.000 дипломци;
- Спроведување обуки за менторство на практиканти кај 500 работодавачи;
- Ангажирање во практични обуки на најмалку 500 практиканти;
- Вработување на 250 завршени практиканти;
- Дефинирање регулатива за спроведување практикантство и менторство;
- Потпишување меморандуми со сите активни универзитети за формирање кариерни центри во нивните студентски кампуси;
- Потпишување меморандуми со најмалку 100 средни училишта за формирање кариерни центри.
Вака замислен, проектот има доста амбициозни цели, кои всушност произлегуваат од главниот проблем, причините и неговите последици.

 

Прашање1: Од аспект на погоре приложеното, а имајќи ја предвид алатката за дрво на проблемот, кој би бил главниот проблем кој е предмет на интерес на овој проект?

Одговор 1: Проектот да се фокусира кон потребите и очекувањата од најголемата група на засегнати страни.

Одговор 2: Генералната невработеност.

Одговор 3: Невработеноста на младата популација.

Прашање2: Кои се причините кон чие разрешување цели проектот?

Одговор 1: Иселување на младата популација.

Одговор 2: Не постоење интегриран пристап меѓу реалните потреби за квалификации и наставните курикулуми.

Одговор 3: Младите не поседуваат потребни вештини и способности кои ги бараат работодавачите.

Прашање 3: Што е директна последица од посочениот проблем?

Одговор 1: Младите не остваруваат практична работа.

Одговор 2: Младите, генерално, се незадоволни.

Одговор 3: Ја напуштаат државата.

Прашање 4: Кон што влијае овој проект, која е неговата генерална тенденција?

Одговор 1: Самовработување.

Одговор 2: Младите луѓе да останат во државата.

Одговор 3: Генерално намалување на невработеноста и зголемување на општата благосостојба.

Прашање 5: Со оглед на широката лепеза конкретни цели, кои од нив би се нашле на врвот од дрвото на целите?

Одговор 1: Над 8.000 млади луѓе се стекнале со обуки за зголемена вработливост.

Одговор 2: Над 500 активни практиканти.

Одговор 3: Над 250 вработени млади луѓе.

 

Управување со проекти

Деветнаесетта студија (19): Со цел да ги верификува своите реализирани активности и спроведени обуки, тимот на Моја кариера развива процедура според којашто секоја реализирана обука се документира со список за одржана обука на која се потпишани присутните, листа потпишана од обучувачот и најмалку една фотографија.
За да се верификува одржаната практикантска работа, се спроведуваат договори меѓу практикантите и работодавачите кои се заверуваат во трудовата инспекција, а реализираните вработувања се докажуваат со приложување копии од заверените М1/М2 обрасци.

Прашање1: Зошто проектниот тим има потреба да ги верификува своите реализирани активности?

Одговор 1: Проверка на реално постигнатите резултати.

Одговор 2: Заради законски и интерни акти со кои е регулирана споменатата проблематика.

Одговор 3: Заради потврда на индикаторите на мерливост посочени во логичката матрица.

Прашање2: Кои други документи можат да се искористат за верификација на одржана обука?

Одговор 1: Selfie фотографии од обучувачот и учесниците.

Одговор 2: Испечатени скрипти.

Одговор 3: Доставени копии од покани за учество на обуката, јавно објавени огласи во печатени или во електронски медиуми.

Прашање 3: Што се постигува со процедурите за верификација?

Одговор 1: Се популаризира проектот.

Одговор 2: Се манифестира одговорноста на проектниот тим.

Одговор 3: Се манифестира отчетноста кон тројното ограничување: трошоци, резултати и време.

Прашање 4: Кога се доставуваат на увид доказите за верификуваните активности?

Одговор 1: Само на крајот од проектот.

Одговор 2: На крајот од секое тримесечје.

Одговор 3: Пред секој пресметковен циклус, најмалку еднаш месечно, а и по потреба, а се чуваат до 5 години по завршувањето на проектот.

Прашање 5: За да се спречат малверзациите со т.н. лажирање проектни резултати на крајот од секој проект, севкупната документација темелно ја „чешла“?

Одговор 1: Финансиската полиција.

Одговор 2: Специјална комисија од страна на донаторот.

Одговор 3: Надворешна ревизија.

 

Управување со проекти

Дваесет и прва студија (21): Вработени во Министерството за труд и социјална политика, поаѓаат од претпоставките за потреба од дорегулирање на областа поврзана со старателството врз деца на разведени родители и сакаат да направат проект. Заради потребата, се конципира проект којшто ќе одговора на барањата на ЕУ и проектот мора да ја следи методологијата на УПЦ и проектниот тим го има следниот пристап:

- Дефинирање на конкретните цели што треба да се остварат;

- Дефинирање задачи според целите;

- Распределување ресурси;

- Утврдување буџет.          

Прашање1: Како треба да биде нивниот пристап според методологијата на ЕУ за УПЦ за поставување и за разработка на една проектна идеја?

Одговор 1: Анализа на опкружувањето.

Одговор 2:  - Да ја постават проблематиката на состанок во Министерството:

- Да ја разработат идејата;

- Да го дефинираат проблемот и да утврдат цели и очекувани резултати;

- Да направат проектна скица;

- Да направат проектна апликација; и

- Да добијат одобрување и да го почнат проектот.         

Одговор 3: - Да го дефинираат проблемот;

- Да проверат дали решавањето на проблемот, односно проблематиката е во одредени приоритети на ЕУ;
- Да проверат дали проблематиката е поврзана и со одредени национални стратегии или приоритети и програми во рамките на Министерството;

- Да разработат проектна скица и предлог-буџет;

- Да подготват апликација во согласност со отворениот повик во рамките на ЕУ или националната проектна програма.

Прашање2: Каде, во суштина, најмногу погрешил тимот?

Одговор 1: Не погрешил воопшто.

Одговор 2: Не ја следел во целост методологијата за УПЦ според пристапот на логичка рамка.

Одговор 3: Не направил корелација на проблематиката со приоритетите на ЕУ и со националните приоритети.

Прашање 3: Која е клучната насока за конципирање проекти на ЕУ?

Одговор 1: Секој проект почнува со дефинирање на целта на проектот.

Одговор 2: Проектот да биде поврзан со националните стратегии и приоритети.

Одговор 3: Проектот мора да биде вертикално интегриран, прво со приоритетите на ЕУ, а потоа со националните развојни стратегии.

Прашање 4: Какви треба да се целите кои треба да се постигнат со проектот?

Одговор 1: Единствени и применливи за сите држави на ЕУ.

Одговор 2: Да, се од клучно значење за земјата во која се имплементираат.

Одговор 3: Стратегиски, да решаваат проблеми и потреби зацртани со долгорочните стратегии за развој во регионот на ЕУ.

Прашање 5: Зошто методологијата на ЕУ за управување со проектен циклус, инсистира на стратегиската компонента на проектните цели?

Одговор 1: За да се контролираат земјите-апликанти за членство во ЕУ.

Одговор 2: Затоа што Европската комисија веќе во некои свои документи ги прецизирала насоките за сите идни проекти.

Одговор 3: За да се обезбеди интегриран пристап, кој ќе го гарантира паралелниот стратегиски развој на земјата со дефинираниот стратегиски развој на регионот на ЕУ.

 

Управување со проекти

Дваесет и втора студија (22): Невладината организација Моја кариера, аплицирала и добила одобрување за започнување проект за зајакнување на работната сила преку спроведување обуки за вработливост кај завршените студенти и средношколците од средните насочени училишта.
За таа цел, таа одлучила да започне со подготовките за реализација на проектот и ги направила следните чекори:
- Од внатрешниот тим ги распределила своите соработници на клучните проектни позиции;
- Одредени активности доверила на партнерски организации;
- Направиле детален план и го утврдиле датумот за почеток на проектот со објавување оглас за реализација на првите обуки.

Прашање1: Дали менаџментот на Моја кариера има целосно право да одлучува како ќе ги направи подготовките?

Одговор 1: Би повикал надворешни експерти да извршат проверка и да укажат на пропустот.

Одговор 2: Мора да следи одредени правила и предефинирани насоки.

Одговор 3: Може самостојно, но треба да почитува и одредени правила и насоки кои произлегуваат од единствените принципи на методологијата за УПЦ.

Прашање1: Дали секој проект мора да има назначено одговорен проектен менаџер или таа функција може во исто време да ја обавуваат повеќе лица?

Одговор 1: Да, може.

Одговор 2: Може, но не е препорачливо.

Одговор 3: Не може.

Прашање 3: Каква е улогата на проектниот менаџер?

Одговор 1: Да биде само формален менаџер на тимот.

Одговор 2: Тој е менаџер со ограничени одговорности.

Одговор 3: Тој е менаџер со целосна одговорност за управувањето и менаџирањето на конкретниот проект.

Прашање 4: Која е улогата на проектниот тим?

Одговор 1: Да ги слуша и да ги извршува наредбите на проектниот менаџер.

Одговор 2: Да биде рамноправен носител на целосната одговорност за текот и за резултатите од проектот.

Одговор 3: Да ги почитува хиерархиските канали на комуникација и рамноправно да партиципира кон напорите за остварување на проектните цели и постигнување на проектните резултати.

Прашање 5: Кои се чекорите кои треба да ги преземе менаџментот на Моја кариера за да го започнат проектот во согласност со методологијата за УПЦ?

Одговор 1: - Да формираат тим;
- Да најдат партнери;
- Да ги поделат задачите и обврските на тимот и партнерите;
- Да назначат одговорен проектен менаџер;
- Да ја започнат реализацијата.

Одговор 2: - Да распишат оглас за избор на тим во согласност со проектните задачи;
- Да спроведат селекција и избор на тимот;
- Заедно со тимот уште еднаш да ги разгледаат проектните постулати;
- Да организираат тренинг на тимот за да ги дефинираат  процесите и процедурите на комуникација и работа;
- Да свикаат прес-конференција и да го означат почетокот на проектот.

Одговор 3: - Да направат детален проектен план;
- Врз основа на планот, да дефинираат потребно ниво на експертиза и да изберат тим во согласност со стручноста и со потребните компетенции;
- Да ги вклучат засегнатите страни заедно со членовите на тимот во детална разработка на проектниот план;
- Да извршат поделба на задачите и да ги прецизираат резултатите според фазите и приоритетот на испорака;
- Да организираат промотивен настан, со кој ќе го означат почетокот на проектот, преку конкретна реализација на дел од задачите и постигнување првични краткорочни цели.

Управување со проекти

Дваесет и четврта студија (24): Невладината организација Моја кариера со цел да започне со реализација на веќе одобрениот проект за подобрување на вработливоста кај младата генерација, а врз основа на целите и задачите кои произлегуваат, го избра и го поставува следниот носечки проектен тим:
- Проектен менаџер;
- Асистент на проектниот менаџер за ИТ и маркетинг;
- Менаџер за буџет;
- Повеќе различни извршители.

Прашање1: Дали ваквиот избор на тим е целосен и исправен?

Одговор 1: Заради маркетиншки цели.

Одговор 2: Не, но може да е добар за почеток на проектот.

Одговор 3: Не, тимот треба да биде целосно оформен со точно прецизирани одговорности, задачи и надлежности.

Прашање2: Дали изборот на професионален тим има клучна улога за успешноста на еден проект?

Одговор 1: Нема голема важност. 

Одговор 2: Изборот на тимот нема пресудна улога во реализацијата на проектот, најважна е улогата на проектниот менаџер.

Одговор 3: Изборот на тимот има суштинско значење.

Прашање 3: Дали во овој случај извршителите можат да извршуваат различни функции?

Одговор 1: Потребно е извршителите бидат задолжени да извршуваат повеќе различни функции.

Одговор 2: Тогаш кога проектот не располага со доволно финансиски средства, може да има еден или повеќе извршители кои во исто време покриваат различни области.

Одговор 3: За успешноста на проектот е многу важно секој член на тимот да биде поставен врз основа на неговите стручност и компетенции.

Прашање 4: Дали и во кој дел ваквиот избор на тим може да се подобри?

Одговор 1: Не треба да се подобрува.

Одговор 2: Може да се подобри со доделување профилирани ингеренции на извршителите.

Одговор 3: Треба да се подобри со назначување и други одговорни лица и да се специфицираат надлежностите на извршителите.

Прашање 5: Кога вие би го составувале тимот, дали нешто би промениле и како би го поставиле?

Одговор 1: И со вака назначен тим може да се реализира дадениот проект.

Одговор 2: Ќе го подобрам со следниов избор: назначување други одговорни лица и конкретни извршители по области.

Одговор 3: Ќе го подобрам со следново дополнување:
- Менаџери за комуникација со сите засегнати страни: универзитети, средни училишта, работодавачи.
- Менаџер за односи со јавност и маркетинг;
- Проектни извршители, распределени по области.

Управување со проекти

Дваесет и петта студија (25): При реализацијата на концептот за својот проект за усогласување на законската регулатива поврзана со дефинирање на старателството кај деца на разведени родители, тимот при МТСП ги поставува следните фази:
- Фаза на планирање;
- Фаза на реализација;
- Фаза на завршување.
Со детално разработен концепт, според наведените фази, тимот на МТСП, бара одобрување од своите надлежни за да започне со конкретна изработка на проектната апликација.

Прашање1: Дали вака поставените фази одговараат во согласност со методологијата за УПЦ?

Одговор 1: Со одредбата за заштита на ретки видови птици и животни.

Одговор 2: Не, но можат да значат солидна основа за пополнување на апликацијата.

Одговор 3: Не, и мораат да претрпат значајни измени за да може да се почне со пополнување на апликацијата.

Прашање2: Дали УПЦ подразбира строго придржување до одредени фази?

Одговор 1: Не мора, важно е на крајот да се реализираат целите.

Одговор 2: Не, но пожелно е да ги примени само трите фази кои се посочени во студијата.

Одговор 3: Да, тоа е дел од методологијата којашто е условена од страна на ЕУ за УПЦ (управување со проектен циклус).

Прашање 3: Која е суштинската разлика меѓу фазата на реализација и фазата на завршување?

Одговор 1: Нема разлика.

Одговор 2: Станува збор за дијаметрално различни и суштински независни фази.

Одговор 3: Фазата на реализација го означува целиот тек на проектот од неговиот реален почеток до неговиот крај, а фазата на завршување ги опфаќа активностите кои следат по суштинското завршување на проектот (финална евалуација, ревизија и документирање на стекнатото искуство и знаењето од реализираниот проект).

Прашање 4: Што всушност претставува фазата на планирање?

Одговор 1: Планирање на резултатите.

Одговор 2: Планирање на проектните процеси.

Одговор 3: Планирање на целиот тек на активностите кои се поврзани со задачите за остварување на целите со користење на сите ресурси во текот на времетраењето на проектот, од неговиот почеток до неговото завршување.

Прашање 5: Кога вие би го претставувале тимот на МТСП, со кои фази би го направиле концептот, пред да го дадете на одобрување и пред да започнете со пополнување на апликацијата?

Одговор 1: Би ги задржал назначените фази.

Одговор 2: Би ги вклучил и фазите за развој на идејата и фазата за интегрирање во проектот на сите засегнати страни.

Одговор 3: Би ги вклучил фазите за анализа на проблемот и целта (проблемите и целите) и нивното интегрирање со стратегиските ЕУ и националните насоки и анализа на опкружувањето со интегрирање на засегнатите страни.

Управување со проекти

Дваесет и шеста студија (26): Тимот на Моја кариера, кој го добил и го реализирал проектот за подобрување на вработливоста на младата популација, дипломци и завршени средношколци, во извештајот на завршувањето на проектот, како датум со кој го означил почетокот на проектот, го евидентирал датумот кога е објавен повикот за доставување проектни апликации од страна на донаторот.

Прашање1: Дали и каде погрешил тимот?

Одговор 1: Да разработат решение.

Одговор 2: Не бил најпрецизен во дефинирањето на фазите.

Одговор 3: Го погрешил датумот за почеток на проектот.

Прашање2: Дали прашањето за датумот за почеток на проектот има некакво значење за резултатите од проектот?

Одговор 1: Нема.

Одговор 2: Нема конкретна важност, туку е значаен само заради точна административна и техничка евиденција.

Одговор 3: Има конкретно значење затоа што за секој проект е многу важно да се знае датумот на неговиот почеток, кој е во најтесна релација со предвиденото ограничено време за негово завршување.

Прашање 3: Дали еден проект може да има повеќе датуми со кои ќе се означува неговиот почеток и кои би биле тие?

Одговор 1: Не е логично еден проект да има два датуми за почеток, бидејќи тоа би значело датум за почеток, а следниот датум би бил датум на продолжување.

Одговор 2: Може, но во посебни случаи кога од објективни причини дошло до пролонгирање на проектот веднаш по неговиот почеток.

Одговор 3: Може, едниот датум да биде датумот од формалниот карактер кој стои на договорот, а другиот од суштински, како ден кога со пригоден настан всушност се означува почетокот на проектот.

Прашање 4: Со кои останати сегменти од проектниот циклус е поврзан датумот за почеток на проектот?

Одговор 1: Само со датумот за завршување на проектот.

Одговор 2: Само со реализацијата на буџетот.

Одговор 3: Со сите проектни аспекти и компоненти.

Прашање 5: Врз кои параметри се одразува датумот на почеток на проектот?

Одговор 1: Финансиските средства за реализацијата на проектните цели.

Одговор 2: Времето, трошоците и остварените цели.

Одговор 3: Ефикасноста и ефективноста на проектот, што се утврдува со завршната ревизија.

 

Управување со проекти

Дваесет и седма студија (27): При конципирањето на првичната идеја за проект за усогласување и надградување на регулативата за старателството врз децата на разведените родители, тимот на МТСП до одговорните лица доставил нацрт-план во кој биле посочени идејата, нејзиното значење за подобрување на квалитетот при воспитувањето и грижата на децата од страна на резведените родители и конкретните цели кои треба да се постигнат со овој проект, при што концептот бил првично отфрлен затоа што покрај останатото, не бил поднесен начелен план, не бил доставен конкретен предлог-буџет и не била образложена корелацијата на проблемот со ЕУ и со националните стратегиски приоритети.

Прашање1: Дали изработката на иницијален план при подготовката на проектниот концепт има суштинско значење за натамошната изработка на апликацијата?

Одговор 1: Да утврдат цели и задачи и да ги распределат во соодветна временска рамка и адекватни ресурси.

Одговор 2: Има значење, но не мора да се изработува во иницијалната фаза.

Одговор 3: Има значење и пожелно е да се изработи во иницијалната фаза.

Прашање2: Дали и во што се состои значењето на начелниот проектен план во иницијалната фаза?

Одговор 1: Нема конкретно значење.

Одговор 2: Тесно е поврзан со текот на буџетот.

Одговор 3: Овозможува понатаму попрецизно пополнување на проектната апликација.

Прашање 3: Дали во иницијалната проектна фаза се изработува и предлог-буџет?

Одговор 1: Нема потреба.

Одговор 2: Нема потреба, но пожелно е да се изработи.

Одговор 3: Потребен е за да даде основен увид во трошоците, дали проектот може да се вклопи со проектно определената финансиска рамка.

Прашање 4: Дали изработката на анализата за утврдување на вертикалната интеграција има суштинска важност во иницијалната проектна фаза?

Одговор 1: Нема никаква важност.

Одговор 2: Има чисто административна важност, да биде изработена само како задолжителен критериум.

Одговор 3: Ја има најсуштинската важност, бидејќи станува збор за клучен критериум на ЕУ за одобрување кој било проект.

Прашање 5: Кога вие би биле раководител на проектниот тим на МТСП, на што најмногу би посветиле внимание во првичната иницијална проектна фаза?

Одговор 1: Да направам издржан предлог-проект, со јасно утврдени приоритети и предлог-план.

Одговор 2: Да направам издржан предлог-проект, со утврдување на целите, трошоците и очекуваните резултати.

Одговор 3: Да направам предлог-концепт, кој ќе биде вертикално интегриран, со јасно дефинирани цели, задачи, фази на реализација и трошоци.

Управување со проекти

Дваесет и осма студија (28): При конципирањето на првичната идеја за проект за усогласување и надградување на регулативата поврзана со старателството на децата при заведени родители, тимот на МТСП до одговорните лица доставил нацрт-концепт во кој биле опфатени:
- Целите и нивните стратегиски корелации;
- Задачите;
- Човечките, техничките, материјалните и финансиските ресурси, но, сепак, со образложение дека предлог-концептот не ги задоволува потребните стандарди, тој повторно бил вратен на доработка.

Прашање1: Во кои три рамки – ограничувања се одвива секој еден проект?

Одговор 1: Да направат буџетска проекција.

Одговор 2: Локални, национални и европски приоритети.

Одговор 3: Цели, трошоци, време.

Прашање2: Со кои три категории се поврзани проектните активности?

Одговор 1: Потреби, можности, средства.

Одговор 2: Европски, национални и локални приоритети.

Одговор 3: Цели, трошоци и време.

Прашање 3: Кои стандарди треба да ги исполнува еден проект за да ги задоволи критериумите?

Одговор 1: ISO-стандардите за проектен менаџмент.

Одговор 2: Стандардите кои се утврдени од страна на Министерствата при Владата на Република Македонија.

Одговор 3: Стандардите посочени во методологијата за УПЦ и кои се пропишани од страна на ЕК.

Прашање 4: Ако во предлог-концептот биле разработени целите, задачите и ресурсите, што недостасува за меѓусебно да бидат поврзани сите овие компоненти?

Одговор 1: Резултатите.

Одговор 2: Активностите.

Одговор 3: Акцискиот план.

 

Прашање 5: Зошто отсуството на планот во овој случај бил елиминаторен факт?

Одговор 1: Затоа што планот е составен дел од секој предлог-концепт.

Одговор 2: Затоа што тоа е задолжителна процедура.

Одговор 3: Затоа што акцискиот план всушност го претставува целиот тек на проектот, од неговиот почеток до неговиот крај.

Управување со проекти

Дваесет и деветта студија (29): Во компанијата ИТЦ, тимот за иновации и развој има задача преку процесен пристап да направи проект за развој на модуларна софтверска апликација за водење материјална, финансиска и оперативна евиденција, со планирање и реализација на работните процеси и задачи (ERP) за потребите на малите и средните претпријатија во Република Македонија, која ќе функционира како S&S, ќе работи на т.н. облак платформа и ќе биде изработен од т.н. Open sources технологии.
Тимот за таа цел го прави следниот концепт:
3. Развој на идеа за проектот, преку глобални согледувања за постоењето такви и слични проекти  во земјата и компаративниот регион.
4. Нејзина детална разработка преку анализи за:
o Стратегиското место на идејата во согласност со долгорочната стратегија за развој на ИТЦ;
o Потребата и оправданоста;
o Трошоци и други финансиски параметри;
o Возможност – реална остварливост;
o Надворешно и внатрешно опкружување;
o Поседување соодветни ресурси.
При разгледувањето од страна на топ менаџментот, констатирано е дека пристапот е добар, но недостасуваат неколку битни компоненти кои воопшто не се обработени, а од чиј опфат може да зависи одлуката за почеток или отфрлање на проектната иницијатива.

Прашање1: Посочете која од наведените компоненти има потреба да биде вградена во иницијалниот пристап.

Одговор 1: Да започнат со проектот.

Одговор 2: Заканите од страна на конкуренцијата.

Одговор 3: Факторите за ризик и стратегиите за обезбедување одржливост.

Прашање2: Дали отсуството на анализите на факторите на ризик и стратегиите за долгорочна одржливост, можат да бидат елиминаторен фактор за да не се прифати една проектна иницијација?

Одговор 1: Не.

Одговор 2: Не, но можат да влијаат кон заземање негативен став.

Одговор 3: Факторите на ризик имаат клучно место во фазата на проектната иницијација.

Прашање 3: Кои би биле најголемиот ризик фактор во овој случај?

Одговор 1: Политичка нестабилност во земјата.

Одговор 2: Расфрлување на пазарот на работна сила.

Одговор 3: Доверување на проектот на постојниот тим кој веќе е вклучен во други бизнис проекти.

Прашање 4: Кои фактори ја дефинираат одржливоста на еден проект?

Одговор 1: Континуирани финансиски дотации.

Одговор 2: Негово целосно преземање од страна на друга компанија.

Одговор 3: Обезбедување развој и начини за самоодржливост на проектот.

Прашање 5: Во услови кога приватните компании самостојно ги обезбедуваат средствата за отпочнување на еден проект, кои би биле суштинските очекувања?

Одговор 1: Проектот да биде профитабилен.

Одговор 2: Проектот да го потврди развојот на компанијата и да ги врати вложените средства.

Одговор 3: Проектот да покаже самоодржливост и да донесе нов квалитет во стратегискиот развој, оправдувајќи ги вложените средства.

Управување со проекти

Триесетта  студија (30): Откако тимот на ИТЦ ги коригирал првичните забелешки од страна на топ менаџментот околу  поставувањето процесен пристап за реализација на проект за развој и изработка на ЕРП апликација за МСП и добил одобрување за почеток со проектниот циклус, тимот ја започнал фазата на планирање со која ги опфатил следните елементи:

- Дефинирање конкретни цели, активности, задачи и претпоставени резултати;

- Распределба на задачите по носители (WBS);

- Дефинирање терминска рамка на сите активности и испораки;

- Дефинирање буџет;

- Дефинирање организациска и комуникациска структура;

- Дефинирање посебни процеси за менаџмент со активности, ресурси, ризици и јавност.

Сепак, по деталната анализа, менаџментот констатирал дека со фазата на планирање не е опфатена една многу важна компонента и проектот повторно го вратил на доработка.

Прашање1: Која компонента недостига?

Одговор 1: Може целосно самостојно да одлучува без да следи одредени правила или насоки.

Одговор 2: Стратегии за справување со ризици.

Одговор 3: Мониторингот и контролата.

Прашање2: Кога во еден проект се вклучува мониторингот?

Одговор 1: Откако проектот ќе почне.

Одговор 2: На крајот од секој проект.

Одговор 3: При целиот тек од почетокот до крајот на еден проект.

Прашање 3: Кое е најсуштинското значење на мониторингот ?

Одговор 1: Да се контролираат трошоците.

Одговор 2: Да се внимава на квалитетот.

Одговор 3: Да се следат и да се документираат процесите со цел да се реагира навремено и по потреба да се изврши репланирање.

Прашање 4: Во согласност со проектната методологија, преку кои критични пресеци може да се направи основна контрола дали испорачаните резултати соодветствуваат со времето и со реализирањето на предвидените задачи?

Одговор 1: WBS.

Одговор 2: PRINC2.

Одговор 3: Milestones.

Прашање 5: Која клучна проектна придобивка ја обезбедува цикличниот и континуираниот процес на контрола, евалуација и репланирање?

Одговор 1: Оправданоста на резултатите.

Одговор 2: Економичноста.

Одговор 3: Процесот на развој и континуираното проектно учење.

Управување со проекти

Триесет и прва студија  (31): Откако сите подготовки се направени и е одобрено за да се започне со проектот за развој и производство на ЕРП-апликација во облак за МСП, топ менаџментот на ИТЦ ги направи следните чекори за подготовка со проектот за развој на ЕРП-софтверска апликација за потребите на МСП:
- Разработен е детален план и тој со конкретни носители, задачи, време и резултати е впишан во соодветен софтвер за следење и евидентирање на проектните активности;
- Направен е избор на тимот;
- Дефинирани се клучните комуникациски принципи, форми и канали;
- Определен е буџетот;
- Дефинирани се процедурите за стартување, следење, евалуација и репланирање на процесите; и
- Дефиниран е системот за проверка на резултатите, тестирање на апликацијата во сите нејзини фази на изработка;
- Определен е датумот за почеток на проектот со организација на мал интерен коктел со планирана објава на информација на нивниот портал.
Ваквиот план е разгледан од топ менаџментот на компанијата, и тој е прифатен со акцент дека е потребно да се вметне и една многу важна компонента.

 

Прашање1: Дали вака претставените чекори се во согласност со методологијата за процесно ориентиран проектен менаџмент?

Одговор 1: Да.

Одговор 2: Не, целосно отстапуваат од методологијата.

Одговор 3: Да, во основа, но потребни се извесни подобрувања.

Прашање2: Што всушност претставува планот за реализација?

Одговор 1: Тек на проектот.

Одговор 2: Тек на активности кои водат до одредени резултати.

Одговор 3: Акциски план за реализација на предвидените активности, задачи, цели, ресурси во даден временски интервал.

Прашање 3: Кој го имплементира планот?

Одговор 1: Засегнатите страни.

Одговор 2: Корисниците.

Одговор 3: Проектниот тим.

Прашање 4: Која компонента недостига во планот?

Одговор 1: Тест фаза.

Одговор 2: Развој на организациска култура.

Одговор 3: Обука на тимот: тим билдинг.

Прашање 5: Што всушност се постигнува со обуката на тимот. пред да се започне со некој проект?

Одговор 1: Тимот да се формира.

Одговор 2: Тимот да се усогласи.

Одговор 3: Тимот во целост да го адаптира планот и да изгради сопствени стратегија и пристап.

Управување со проекти

Триесет и втора студија (32): По спроведувањето на завршната ревизија на предлог-планот за отпочнување со проект, тимот на ИТЦ со цел да го реализира проектот за развој на модуларна софтверска апликација ЕРП за потребите на МСП, ги реализира следните подготовки:

4. Определен е главен проектен менаџер;

5. Усвоени се процедури за комуникација и дефиниран е RED Mind како софтвер за поставување, следење и генерирање соодветни проектни извештаи;

6. Направен е тим билдинг со останатите членови на тимот и со секого поединечно се верификувани неговите во рамките на проектните задачи (WBS) и е направено:

a. Потпишување договор за реализација (верификација на планот);

b. Конципирање соодветна проектна организациска структура;

c. Пренесување на улогите и задачите;

d. Определен е датумот за почеток со проектот.

Но, од самиот почеток на проектот, започнуваат и одредени објективни тешкотии кои доведуваат до поместувања во целиот проект:

- Алоцирање дел од внатрешните програмери на други активни и финансиски значајни проекти;

- Пренасочување и на техничките финансиски ресурси за да се забрза затворање на други тековни проекти, поврзани со договори со надворешни клиенти;

- Вклучување нови, недокажани програмери;

- Пробивање рокови, непостигнување планирани цели;

- Намалување на ентузијазмот кај одговорниот проектен менаџер;

- Критичен момент на можно замрзнување или откажување на проектот.

Прашање1: Дали овој проблем можел да се предвиди и во која фаза?

Одговор 1: Да.

Одговор 2: Не можел, но можеле да се претпостават одредени ризици.

Одговор 3: Можел, доколку се направела добра SWOT-анализа во иницијалната фаза.

Прашање2: Дали ваквите проблеми се чести и се предвидливи?

Одговор 1: Не, станува збор за посебен случај.

Одговор 2: Мошне се чести, но не можат да се предвидат во која фаза ќе настанат.

Одговор 3: Да, и секогаш треба да бидат опфатени со стратегиите за справување со ризици.

Прашање 3: Која е причината за ваквиот тек на проектот?

Одговор 1: Несоодветна подготовка на проектниот тим.

Одговор 2: Несоодветен пристап на проектниот менаџер.

Одговор 3: Отстапување од приоритетите од страна на топ менаџментот.

Прашање 4: Кои чекори треба да ги преземе проектниот менаџер за го задржи проектот?

Одговор 1: Нема простор за маневрирање, треба да го стопира и да го откаже проектот.

Одговор 2: Да го стави проектот во мирување.                 

Одговор 3: Да им препушти на топ менаџерите да донесат одлука за натамошната судбина на проектот.       

Прашање 5: Кога вие би биле на местото на проектниот менаџер, како вие би постапиле во овој случај?

Одговор 1: Би сте си дале отказ.

Одговор 2: Би предложиле формално да се издвоите од компанијата и со нов тим да го реализирате проектот.

Одговор 3: Би извршиле целосна ревизија на планот, со поставување нови предуслови за нов почеток на проектот.

Управување со проекти

Триесет и трета студија (33): При анализата на состојбите во фаза на иницијација на можен меѓуграничен проект за зголемување на квалитетот во услугите во туристичката понуда и изработка на усогласени туристички стандарди во охридскиот регион, како засегнати страни се идентификувани бројни туристички организации, комори и здруженија лоцирани во Охрид, Струга, Подградец и во Пешкопеја, како и локалните самоуправи и националните институции за развој на туризмот (агенции, министерства на Македонија и Албанија), кои инсистираат на развиени политики во областа на туризмот и следење на општите трендови.
Со проектните анализи, исто така, е утврдено дека клучен и најброен сегмент вклучен во туристичката понуда се локалните жители, кои ги издаваат своите главно нестандардизирани капацитети, соби, апартмани и останати објекти за сместување, кои од проектот очекуваат бенефиции кои би ја зголемиле побарувачката.
За потребите на проектот, исто така, се консултирани и експерти од областа кои потенцираат дека е потребно дефинирање општо прифатливи стандарди кои произлегуваат од нормативите на ЕУ и спроведување одредена регулатива, со цел да се обезбеди заштита на туристите и унапредување на севкупната област, односно обезбедување интегрирана понуда и на македонските и на албанските туристички капацитети, како и зголемен персонален квалитет за особеностите во туристичката индустрија на вработените и сопствениците на туристичките објекти и капацитети.
Сепак, низ анализите на очекувањата и потребите од проектот, се стекнати сознанија дека речиси сите групи на засегнати страни имаат свои и често спротивни интереси, со што е доведена во прашање и самата иницијација, односно откажување од обидот да се учествува на отворениот повик.
За да се избегнат можните конфронтации, сепак, во согласност со методологијата на УПЦ за фазата иницијација, проектот лоцира повеќе сегменти кои претставуваат неподелен интерес кај сите засегнати страни, а тоа се:
- Обуки;
- Класични промотивни активности;
- Користење на интернетот и социјалните мрежи за промоции и маркетинг; и
- Изработка на заедничка интегрирана понуда преку интерактивен веб-портал за контакт со потенцијалните клиенти на македонски, албански и англиски јазик.      

 

Прашање1: Во кој сегмент можат да настанат проблеми од аспект на вклученоста на засегнатите страни?

Одговор 1: Целосно одговараат.

Одговор 2: Проектот да ги игнорира приоритетите посочени од експертите.

Одговор 3: Проектот да се фокусира кон потребите и очекувањата на најголемата група од бројните засегнати страни.

 

Прашање2: Зошто проектот не се фокусирал кон задоволување на потребите на приватните сопственици и понудувачите на туристички капацитети?

Одговор 1: Затоа што иако станува збор за најголема група од засегнатите страни, сепак, станува збор за група која не може да обезбеди понатамошна одржливост на проектот.

Одговор 2: Затоа што станува збор за група во која постојат и се застапуваат само личните, индивидуалните интереси, кои и најчесто се спротивставени дури и во самата група.

Одговор 3: Затоа што фокусирањето кон цели кои се од заеднички интерес на сите засегнати страни, е гаранција за успех на проектот.

Прашање 3: Дали со еден проект мора да бидат задоволени сите потреби на засегнатите страни?

Одговор 1: Да.

Одговор 2: Да, но во зависност од средствата.

Одговор 3: Но, туку само оние кои претставуваат предмет на заеднички интерес.

Прашање 4: Во каква стапица можел да потпадне проектот ако во фазата за иницијација не биле опфатени ризиците на можни конфронтации на различните нивоа на интерес кај различните групи засегнати страни?

Одговор 1: Проектот не би потпаднал во никаква стапица од причини што проектите не секогаш позитивно ги тангираат сите засегнати страни.

Одговор 2: Проектот да не може да оствари дел од планираните цели.

Одговор 3: Проектот да пропадне заради директна конфронтација на спротивставените интереси.

Прашање 5: Дали можете и во кој сегмент од проектниот фокус на овој проект да лоцирате одреден атрибут, којшто би ја обезбедил неговата долгорочна одржливост?

Одговор 1: Наведениот фокус не претставува нешто што може да гарантира натамошна одржливост.

Одговор 2: Интегрираниот маркетиншки пристап може да значи одреден атрибут, но недоволен да се обезбеди одржливоста.

Одговор 3: Функционирањето на заеднички туристички портал, може да ја обезбеди натамошната одржливост на проектот.

 

Управување со проекти

Триесет и четврта студија (34)

Проектот за зголемување на вработливоста кај младата генерација, спроведуван од невладината организација Моја кариера, по истекот на првите 6 месеци, во согласност со проектната документација, треба да спроведе редовна полугодишна евалуација. За таа цел, избрана е надворешна консултантска компанија со задача да изврши:

- Мерење на инволвираноста на секој поединец од проектниот тим во целите и задачите на проектот;

- Мерење на влијанието на проектот во јавноста;

- Проверка на употребата на формите и начините на писмена и усна комуникација;

- Проверка на реално постигнатите резултати;

- Анализа на задоволството и нивото на вклученост кај засегнатите страни. 

Прашање1: Дали и кога со еваулацијата треба да се истражи влијанието кое проектот го има врз достигнувањето на општата цел?

Одговор 1: Не погрешил.

Одговор 2: Преку анализа на нивото на вклученост во проектните активности на засегнатите страни.

Одговор 3: Пожелно е да се направи и тоа во овој случај преку мерење на влијанието на проектот во јавноста.

Прашање2: Дали членовите на тимот можат да спроведат периодична, полугодишна проектна еваулација или е задолжително да се избере надворешна консултантска куќа?

Одговор 1: Не, задолжително треба да се избере надворешна консултантска куќа.

Одговор 2: Може, но за да се запази принципот на објективност се препорачува периодичната евалуација да ја спроведе надворешна консултантска куќа.

Одговор 3: Во согласност со методологијата на ЕУ за УПЦ, препорачливо е периодичните евалуации да се спроведуваат во рамките на проектниот тим.

Прашање 3: Со кој аспект од евалуацијата се утврдува сегментот на економичност?

Одговор 1: Мерење на влијанието на проектот во јавноста.

Одговор 2: Мерење на инволвираноста на секој поединец од проектниот тим во целите и задачите на проектот.

Одговор 3: Проверка на реално постигнатите резултати.

Прашање 4: Што се проверува со сегментот за проверка на употребата на формите и начините на писмена и усна комуникација?

Одговор 1: Нивото на деловната комуникација.

Одговор 2: Нивото на акцептирање на интерните протоколи и процедури.

Одговор 3: Употребата на стандардизираните документи, процедури и форми за комуникација.             

Прашање 5: Кој сегмент во согласност со методологијата на ЕУ за УПЦ, не е посебно потенциран со понудениот концепт на споменатата евалуација?

Одговор 1: Ревизијата и потребата од репланирање.

Одговор 2: Проектното учење.

Одговор 3: Следењето на аспектите поврзани со проектната одржливост.

 

Управување со проекти

Триесет и петта студија (35): Тимот на МТСП откако успешно го одбранил својот концепт за предлог-проект за усогласување и унапредување на регулативата поврзана со старателството на деца при разведени родители, започнува да ја пополнува апликацијата во согласност со пристапот на логичка рамка. Со цел да бидат што е можно поефикасни во пополнувањето, тимот се дели на два дела и секој од нив работи на различна проблематика, при што, независно еден од друг, едниот тим работи на пополнување на дрвото на проблеми, а вториот на пополнување на дрвото на цели.

Прашање1: Дали ваквиот концепт на работа е во согласност со методологијата за УПЦ?

Одговор 1: Нема големо суштинско значење.

Одговор 2: Да, но може да има потреба од дополнително усогласување.

Одговор 3: Не, тоа и е строго потенцирано како лоша и неефикасна практика.

Прашање2: При анализата на главниот проблем, што всушност се добива како крајно пополнета форма?

Одговор 1: Се навлегува во коренот на проблемите.

Одговор 2: Се добива дијаграм на разгранети проблеми.

Одговор 3: Дрво на проблеми.

Прашање 3: Во фазата на анализи, ако проблемот станува цел, тогаш што се случува со дрвото на проблеми?

Одговор 1: Се претвора во чарт дијаграм.

Одговор 2: Останува дрво на проблеми.

Одговор 3: Служи како форма за конципирање дрво на цели.

Прашање 4: Во фазата на анализа, пред да се започне со анализата на проблемите и целите, која анализа треба да биде завршена?

Одговор 1: Анализа на трошоците.

Одговор 2: Анализа на вертикалната интеграција.

Одговор 3: Анализа на засегнатите страни, нивните проблеми и потреби (цели).

Прашање 5: Кога вие би биле раководител на тимот на МТСП, а со цел да обезбедите поголема кохерентност и конзистентност во проектната елаборација (пополнување на апликацијата), што би презеле?

Одговор 1: Би ангажирал професионална консултантска куќа да ја пополни апликацијата.

Одговор 2: Претходно би спровеле обука на тимот.

Одговор 3: Во тимот би вклучиле и претставници на засегнатите страни, а потоа би се вклучил и експерт како консултант, со веќе докажано позитивно искуство во пополнување проектни апликации на ЕУ.

Управување со проекти

Триесет и шеста студија (36): Тимот на МТСП откако успешно го одбранил својот концепт за предлог-проект за усогласување и унапредување на регулативата поврзана со старателството на деца при разведени родители, започнува да ја пополнува апликацијата во согласност со пристапот на логичка рамка. Успешно ги спровел анализите на засегнатите страни, на проблемите и на целите и започнал со пополнување на логичката рамка, но наишол на одредени тешкотии и потреби да реализира уште еден сегмент од фазата на анализи.

Прашање1: Која конкретен сегмент недостасува од фазата на анализи?

Одговор 1: Средства, можности, потреби.

Одговор 2: PEST-анализа.

Одговор 3: Анализи на стратегијата/алтернативите: идентификување различни стратегии за постигнување на целите, одредување на главните цели (општите цели и целта на проектот или специфичната цел).

Прашање2: Зошто се применува SWOT-анализата?

Одговор 1: За да се дефинираат опасностите.

Одговор 2: За да се направи анализа на опкружувањето и внатрешните состојби.

Одговор 3: За да се изврши компаративна анализа на внатрешните силни и слаби страни, наспроти надворешните можности и пречки.

Прашање 3: Кон која клучна цел се достигнува со проектот преку негово влијание?

Одговор 1: Кон конкретната.

Одговор 2: Кон стратегиската.

Одговор 3: Кон општата цел.

Прашање 4: Која цел се реализира со проектните активности?

Одговор 1: Општата.

Одговор 2: Стратегиската цел.

Одговор 3: Конкретната, специфичната цел.

Прашање 5: За да реализирате една проектна апликација на ЕУ без поголеми пропусти, доколку вие би биле проектен менаџер на тимот на МТСП, што би презеле?

Одговор 1: Би ангажирал надворешна консултантска куќа.

Одговор 2: Би му овозможил наменска обука на тимот.

Одговор 3: Би спроведувал систем на континуирана контрола на квалитетот преку check листа.

Управување со проекти

Триесет и седма студија (37): Тимот на МТСП успешно ги завршува сите анализи од фазата на анализи и започнува со фазата на планирање, односно целосно исполнување на логичката рамка и притоа ги опфатил следните сегменти:
- Дефинирање на проектната структура, тестирање на нејзината интерна логика (ризици и претпоставки),
- Формулација на целите во мерливи термини,
- Одредување на средствата и трошоците.
- Планирање на активностите: одредување на редоследот и односите помеѓу активностите, оценка на нивното времетраење, поставување на главните фази на процесот, и доделување одговорност.
Сепак, следејќи ја формата, тимот наидува на одредени тешкотии од причини што планирањето не е целосно извршено, недостасуваат одредени критични сегменти.

Прашање1: Како вие би постапиле во овој случај за да ги пронајдете грешките?

Одговор 1: Пристап до финансиски пазари и можности за кредитирање.

Одговор 2: Би се спровела внатрешна евалуација на процесите и активностите.

Одговор 3: Доследно би се процесирала методологијата за УПЦ со контрола на сите аспекти забележани во прирачникот за УПЦ.

Прашање2: Пристапот на логичка рамка во процесот на планирање не треба да биде?

Одговор 1: Содржинска структура што ќе ја тестира нејзината интерна логика на проектната проблематика.

Одговор 2: Класична рамка за прибележување на логичките интервенции.

Одговор 3: Само строг формат кој не дозволува слобода во интерпретацијата и елаборацијата.

Прашање 3: Според вас, кој дел од планирањето недостасува?

Одговор 1: Планирање на структурата.

Одговор 2: Планирање на трошоците.

Одговор 3: Планирање на ресурсите, од распоредот на активности да се развие распоредот на инпути/ресурси и буџет.

Прашање 4: За да се изврши доследно планирањето, од каде прво се тргнува?

Одговор 1: Од резултатот што треба да се постигне.

Одговор 2: Од проблемот.

Одговор 3: Од активностите кон задачите.

Прашање 5: Во што се состои врската меѓу активностите и задачите?

Одговор 1: Во формата на преклопување во логичката рамка.

Одговор 2: Во фактот што едните произлегуваат од другите.

Одговор 3: Задачите прoизлегуваат од активностите.

 

Управување со проекти

Триесет и осма студија (38): При конципирањето на проектот за зголемена вработливост на младата популација, тимот на Моја кариера, како своја генерална (општа) цел ги дефинира:
- Намалување на невработеноста и создавање оспособена работна сила.
Како свои посебни, конкретни цели, за првите 6 месеци ги дефинира:
- Спроведување обуки за зголемување на вработливоста со опфат на минимум 3.000 завршени средношколци и 5.000 дипломци;
- Спроведување обуки за менторство на практиканти кај 500 работодавачи;
- Ангажирање во практични обуки на најмалку 500 практиканти;
- Вработување на 250 завршени практиканти;
- Дефинирање регулатива за спроведување практикантство и менторство;
- Потпишување меморандуми со сите активни универзитети за формирање кариерни центри во нивните студентски кампуси;
- Потпишување меморандуми со најмалку 100 средни училишта за формирање кариерни центри.
Вака замислен, проектот има доста амбициозни цели, кои всушност произлегуваат од главниот проблем, причините и неговите последици.

Прашање1: Од аспект на погоре приложеното, а имајќи ја предвид алатката за дрво на целта, која би била главната цел на овој проект?

Одговор 1: Анализа на факторите за ризик.

Одговор 2: Вработување 250 млади луѓе во првите 6 месеци.

Одговор 3: Влијание кон намалувањето на невработеноста.

Прашање2: Кои се проблемите кои се обработуваат со проектот?

Одговор 1: Иселување на младата популација.

Одговор 2: Младите не поседуваат потребни вештини и способности кои ги бараат работодавачите.

Одговор 3: Голем број невработени млади луѓе и нивната бесперспективност.

Прашање 3: Кои се специфичните цели на проектот?

Одговор 1: Младите да престанат да се иселуваат.

Одговор 2: Да се понудат обуки за младите.

Одговор 3: Преку обуките и останатите проектни активности, да се вработат 250 млади луѓе во првите 6 месеци.

Прашање 4: Кон што влијае овој проект, која е неговата генерална тенденција?

Одговор 1: Да се зголеми интересот за отворање приватни фирми за самовработување.

Одговор 2: Младите луѓе да останат во државата.

Одговор 3: Влијание кон намалување на невработеноста преку позитивен исчекор.

Прашање 5: Со оглед на бројните проблеми, кои се клучните последици кои се издигнуваат на врвот од дрвото на проблеми?

Одговор 1: Над 8.000 млади луѓе се стекнале со обуки за зголемена вработливост.

Одговор 2: Бесперспективност кај младите.

Одговор 3: Зголемување на иселувањето на младите генерации.

Управување со проекти

Триесет и деветта студија (39): Со цел да ги верификува своите реализирани активности и спроведени обуки, тимот на Моја кариера развива процедура според којашто секоја реализирана обука се документира со список за одржана обука на која се потпишани присутните, листа потпишана од обучувачот и најмалку една фотографија. За да се верификува одржаната практикантска работа, се спроведуваат договори меѓу практикантите и работодавачите кои се заверуваат во трудовата инспекција, а реализираните вработувања се докажуваат со приложување копии од заверените М1/М2 обрасци.

Прашање1: Дали верификацијата на резултатите е задолжителен процес и доколку е, кому е потребен?

Одговор 1: Да, во целост.

Одговор 2: Не е, но на него инсистираат верификаторите од страна на донаторот (ЕК).

Одговор 3: Претставува задолжителен процес кој е потребен на сите заинтересирани страни и произлегува од документираната апликација (податоци кои се приложени и верификувани со логичката матрица и кои претставуваат обврзување за секој проект).

Прашање2: Кои други документи можат да се искористат за верификација на една одржана обука?

Одговор 1: Фотокопии од личните карти на присутните.

Одговор 2: Копии и оригинали од работни материјали, користени за време на обуката.

Одговор 3: Работни материјали од одржаната обука, доставени копии од покани за учество на обуката, јавно објавени огласи во печатените или во електронските медиуми и друга попратна документација.

Прашање 3: Што се постигнува со процедурите за верификација?

Одговор 1: Се оптоварува проектот со непотребни формалности.

Одговор 2: Се документира текот и реализацијата на проектот.

Одговор 3: Се верификува успешноста/неуспешноста на проектот.

Прашање 4: Кога се доставуваат на увид доказите за верификација на проектните резултати?

Одговор 1: Откако проектот ќе заврши.

Одговор 2: По потреба и на барање на верификаторите.

Одговор 3: Пред секој пресметковен циклус, најмалку еднаш месечно, а и по потреба или на специфично барање.

Прашање 5: За да се спречат малверзациите со т.н. лажирање проектни резултати на крајот од секој проект, севкупната документација темелно ја обработува?

Одговор 1: Заводот за статистика.

Одговор 2: Специјална комисија.

Одговор 3: Надворешна ревизискa куќа.

Управување со проекти

Четириесетта студија (40): Проектот за изградба на делницата Демир Капија – Смоквица, кој како проект се гради со европски средства за поддршка на инфраструктурни проекти од регионално значење, во својата инвестициска фаза мораше да претрпи значајни измени за промена на трасата заради еколошки причини. Имено, по реакција на одредено здружение за заштита на животните, било утврдено дека првично замислената траса ќе го наруши природното гнездилиште на еден пар редок вид белоглави орли и таа мораше да се промени, при што буџетот на проектот значително се зголеми.

Прашање1: Дали ваквата проблематика е посебно регулирана и со што?

Одговор 1: Не можел да се предвиди.

Одговор 2: Со задолжително почитување на генералните конвенции за заштита на животната средина.

Одговор 3: Со задолжителното приложување елаборат за влијанието на проектот врз животната средина.

Прашање2: Дали во овој случај некој направил грешка?

Одговор 1: Не, едноставно работите понекогаш така се случуваат.

Одговор 2: Здружението за заштита на ретки животни, кое благовремено не го информирало инвеститорот.

Одговор 3: На тимот кој ја подготвувал проектната иницијација и не го земал во обѕир укажувањето на елаборатот за заштита на животната средина.

Прашање 3: Дали има и други одредби со кои се условува реализацијата на ваквите проекти?

Одговор 1: Не.

Одговор 2: Потребно е да се изработи и елаборат за влијанието врз работната средина.

Одговор 3: Со сет од елаборати со кои се докажува дека проектот се изведува според сите пропишани стандарди и не ги нарушува природните баланси.

Прашање 4: Што всушност се постигнува со вакви контролни механизми?

Одговор 1: Зголемени трошоци.

Одговор 2: Се прави поголем маркетинг и се популаризира стратегиската компонента на ЕУ за одржлив развој.

Одговор 3: Се обезбедува одржлив развој без значајни нарушувања на животната средина.

Прашање 5: Кога вие би биле проектен раководител на ваков голем инфраструктурен проект, како би постапиле?

Одговор 1: Би го продолжил проектот, а би организирал преселба на живеалиштето за да се заштедат средства.

Одговор 2: Би ја почитувал одлуката, но, сепак, би порачал уште еден елаборат и второ мислење.

Одговор 3: Би нарачал физибилити студија со интегриран елаборат, уште пред да се изготви апликацијата.

Управување со проекти

Четириесет и прва студија (41): Вработените во Министерството за труд и социјална политика, поаѓаат од претпоставките за потреба од дорегулирање на областа поврзана со старателството врз деца на разведени родители и сакаат да направат проект.
Заради потребата, се конципира проект којшто ќе одговара на барањата на проектот на ЕУ и проектот мора да ја следи методологијата на УПЦ и проектниот тим го има следниот пристап:
- Дефинирање на конкретните цели што треба да се остварат;
- Дефинирање задачи според целите;
- Распределување ресурси;
- Утврдување буџет.

Прашање1: Како треба да биде нивниот пристап според методологијата на ЕУ за УПЦ за поставување и разработка на една проектна идеја?

Одговор 1: Проектот да се концентрира во рамките на заедничкиот содржател меѓу барањата и потребите на засегнатите страни, укажувањата на експертите и можностите и капацитетите за реализација.

Одговор 2: - Да ја постават проблематиката на состанок во Министерството:
- Да формираат тим;
- Да ја разработат идејата;
- Да го дефинираат проблемот и да утврдат цели и очекувани резултати;
- Да направат проектна скица;
- Да направат буџет;
- Да направат проектна апликација; и
- Да добијат одобрување и да го почнат проектот.

Одговор 3: - Да го дефинираат проблемот;
- Да проверат дали решавањето на проблемот, односно проблематиката е во одредени приоритети на ЕУ;
- Да проверат дали проблематиката е поврзана и со одредени национални стратегии или приоритети и програми во рамките на Министерството;
- Да ги дефинираат целите и резултатите;
- Да разработат проектна скица и предлог-буџет;
- Да пронајдат релевантни партнери, засегнати страни и крајни корисници и да ги инволвираат вo проектната замисла и проектниот план;
- Да подготват апликација во согласност со отворениот повик во рамките на ЕУ или националната проектна програма;
- Да добијат одобрување и да започнат со реализација на проектот.

Прашање2: Каде, во суштина, најмногу погрешил тимот?

Одговор 1: Не погрешил воопшто.

Одговор 2: Не ја следел во целост методологијата за УПЦ според пристапот на логичка рамка.

Одговор 3: Не направил корелација на проблематиката со приоритетите на ЕУ и со националните приоритети.

Прашање 3: Која е клучната насока за конципирање проекти на ЕУ проекти и од што прво се поаѓа?

Одговор 1: Од целта на проектот.

Одговор 2: Поврзувањето на проблемот што треба да се реши преку проектот со националните стратегии и приоритети.

Одговор 3: Поврзувањето на проблемот што треба да се реши преку проектот со приоритетите на ЕУ и со националните стратегии и приоритети.

Прашање 4: Какви треба да се целите кои треба да се постигнат со проектот?

Одговор 1: Универзални, кои подеднакво важат за сите држави на ЕУ.

Одговор 2: Насочени, кои се од суштинско значење за земјата во која се имплементираат.

Одговор 3: Стратегиски – решаваат проблеми и потреби зацртани со долгорочните стратегии за развој во регионот на ЕУ.

Прашање 5: Зошто методологијата на ЕУ за управување со проектен циклус, инсистира на стратегиската компонента на проектните цели?

Одговор 1: Затоа што на тој начин се контролираат земјите-апликанти за членство во ЕУ.

Одговор 2: Затоа што Европската комисија однапред ги увидела потребите и ги прецизирала и ги конкретизирала насоките за сите идни проекти.

Одговор 3: Затоа што на тој начин се обезбедува интегриран пристап, кој го обезбедува паралелниот стратегиски развој на земјата со дефинираниот стратегиски развој на регионот на ЕУ.

Управување со проекти

Четириесет и втора студија (42): Невладината организација Моја кариера, аплицирала и добила одобрување за започнување проект за зајакнување на работната сила преку спроведување обуки за вработливост кај завршените студенти и средношколци од средните насочени училишта.
За таа цел, таа одлучила да започне со подготовките за реализација на проектот и ги направила следните чекори:
- Назначила одговорен проектен менаџер;
- Од внатрешниот тим ги распределила своите соработници на клучните проектни позиции;
- Одредени активности доверила на партнерски организации;
- Направиле детален план и го утврдиле датумот за почеток на проектот со објавување оглас за реализација на првите обуки.

Прашање1: Дали менаџментот на Моја кариера можел самостојно да одлучува како ќе ги направи подготовките?

Одговор 1: Не, тоа се прави со финалната ревизија.

Одговор 2: Не може самостојно, туку мора да следи одредени правила и предефинирани насоки.

Одговор 3: Може самостојно, но треба да почитува и одредени правила и насоки кои произлегуваат од единствените принципи на методологијата за УПЦ.

Прашање2: Дали секој проект мора да има назначено одговорен проектен менаџер или таа функција може во исто време да ја обавуваат повеќе лица?

Одговор 1: Да, може.

Одговор 2: Може, но не е препорачливо.

Одговор 3: Не може.

Прашање 3: Каква е улогата на проектниот менаџер?

Одговор 1: Тој е само формален лидер на тимот.

Одговор 2: Тој е формален лидер, но, сепак, има одредени одговорности.

Одговор 3: Тој е лидер на тимот и има целосна одговорност за управувањето и менаџирањето на конкретниот проект.

Прашање 4: Која е улогата на проектниот тим?

Одговор 1: Да ги слуша и да ги извршува наредбите на проектниот менаџер.

Одговор 2: Да биде рамноправен носител на целосната одговорност за текот и за резултатите од проектот.

Одговор 3: Да ги почитува хиерархиските канали на комуникација и рамноправно да партиципира кон напорите за остварување на проектните цели и постигнување на проектните резултати.

Прашање 5: Кои се чекорите кои треба да ги преземе менаџментот на Моја кариера за да го започнат проектот во согласност со методологијата за УПЦ?

Одговор 1: - Да формираат тим;
- Да најдат партнери;
- Да ги поделат задачите и обврските на тимот и партнерите;
- Да назначат одговорен проектен менаџер;
- Да ја започнат реализацијата.

Одговор 2: - Да распишат оглас за избор на тим во согласност со проектните задачи;
- Да спроведат селекција и избор на тимот;
- Заедно со тимот уште еднаш да ги разгледаат проектните постулати;
- Да организираат тренинг на тимот за да ги дефинираат процесите и процедурите на комуникација и работа;
- Да свикаат прес-конференција и да го означат почетокот на проект.

Одговор 3: - Да направат детален проектен план;
- Врз основа на планот, да дефинираат потребно ниво на експертиза и да изберат тим во согласност со стручноста и со потребните компетенции;
- Да ги вклучат засегнатите страни заедно со членовите на тимот во детална разработка на проектниот план;
- Да извршат поделба на задачите и да ги прецизираат резултатите според фазите и приоритетот на испорака;
- Да организираат промотивен настан, со кој ќе го означат почетокот на проектот, преку конкретна реализација на дел од задачите и постигнување првични краткорочни цели.

Управување со проекти

Четириесет и трета студија (43):                 Проектниот тим на МТСП, за проектот за усогласување на законската регулатива поврзана со старателството на децата при разведени родители, при конципирањето на проектот тргнува според следните чекори:

- Прво, ги дефинира задачите кои планира да ги остварува;

- Врз основа на задачите ги поставува резултатите што треба да се постигнат;

- Понатаму, ја спроведува и разработката на потребните ресурси;

- Врши анализа на трошоците; и

- Прави концепт кој го доставува до одговорните во Министерството за нивно мислење и одобрување.

Прашање1: Дали ваквиот пристап е соодветен?

Одговор 1: Да.

Одговор 2: Не, но може да се подобри со извесни дополнувања.

Одговор 3: Не, затоа што се потребни значителни интервенции.

Прашање2: Дали и во кој дел од пристапот вие најмногу би интервенирале?

Одговор 1: Нема потреба од дополнителни интервенции.

Одговор 2: Во делот за поврзување на проектните цели со стратегиските насоки.

Одговор 3: Во повеќе сегменти, стратегиската интеграција, дефинирање на целите, па потоа разработка на задачите.

Прашање 3: Дали констатирате одредени пропусти во пристапот и од какво значење се тие?

Одговор 1: Не констатирав никакви пропусти.

Одговор 2: Има пропусти, но нивното значење е минорно.

Одговор 3: Има големи пропусти кои се однесуваат на клучната препорака на ЕУ за обезбедување интегриран пристап.

Прашање 4: Во што се состои суштината на интегрираниот пристап?

Одговор 1: Во обезбедување интеграција помеѓу тимот задолжен за реализација.

Одговор 2: Во обезбедување интеграција со стратегиските цели на Министерството.

Одговор 3: Во обезбедување интеграција со приоритетите на ЕУ и со националните стратегиски приоритети.

Прашање 5: Каков всушност треба да биде пристапот на тимот кон разработката на проектната идеја?

Одговор 1: Да го лоцира проблемот што сака да го реши и врз негова основа да ги поставува задачите и очекуваните резултати.

Одговор 2: Да утврди дали постигнатите резултати ќе значат или ќе донесат нов квалитет, којшто ќе може лесно да се докаже и да се поврзе со националните приоритети.

Одговор 3: Да утврди прво дали проблематиката е во соодветна корелација со одредени ЕУ и национални приоритети и врз основа на тоа да го предефинира проблемот, односно да ги постави општите и конкретните цели.

Управување со проекти

Четириесет и четврта студија (44): Невладината организација Моја кариера, со цел да започне со реализација на веќе одобрениот проект за подобрување на вработливоста кај младата генерација, а врз основа на целите и задачите кои произлегуваат, го избра и го поставува следниот носечки проектен тим:
- Проектен менаџер;
- Менаџер за буџет;
- Повеќе различни извршители.

Прашање1: Дали ваквиот избор на тим е целосно правилен?

Одговор 1: SMART-анализата.

Одговор 2: Не, но може да е добар за почеток на проектот.

Одговор 3: Не, тимот треба да биде целосно оформен со точно прецизирани одговорности, задачи и надлежности.

Прашање2: Дали изборот на правилен тим има голема важност за реализацијата на тимот?

Одговор 1: Нема голема важност, проектот ако е добро испланиран, финансиран и раководен од добар проектен менаџер, може да биде реализиран од каков било тим.

Одговор 2: Има значење, но изборот на тимот нема пресудна улога во реализацијата на проектот, најважна е улогата на проектниот менаџер.

Одговор 3: Изборот на тимот има суштинско значење, и најдобриот проектен менаџер нема да успее да го реализира проектот доколку има на располагање несоодветен тим.

Прашање 3: Дали во овој случај извршителите можат да се назначат за повеќе различни работи или нивното работно место треба да биде точно профилирано?

Одговор 1: Потребно е извршителите да бидат мултидисциплинарни и да бидат задолжени да извршуваат повеќе различни работи.

Одговор 2: Извршителите можат да бидат мултидисциплинарни, но само тогаш кога проектот не располага со доволно финансиски средства.

Одговор 3: Извршителите можат да бидат мултидисциплинарни, но, сепак, за успешноста на проектот е многу важно нивниот ангажман да произлегува од нивната основна стручност и експертиза.

Прашање 4: Дали и во кој дел ваквиот избор на тим може да се подобри?

Одговор 1: Ваквиот избор е сосема во ред и не треба да се подобрува.

Одговор 2: Може да се подобри со доделување ингеренции на извршителите.

Одговор 3: Треба да се подобри со назначување и други одговорни проектни менаџери и со специфицирање на надлежностите на извршителите.

Прашање 5: Кога вие би го составувале тимот, дали нешто би промениле и како би го поставиле?

Одговор 1: Нема потреба од промени, со вака назначен тим може да се реализира дадениот проект.

Одговор 2: Ќе го подобрам со следниов избор:
- Проектен менаџер;
- Одговорен за буџет;
- Други одговорни лица;
- Конкретни извршители по области.

Одговор 3: Ќе го подобрам со следниов избор:
- Главен проектен менаџер;
- Менаџер за буџет;
- Менаџери за комуникација со сите засегнати страни: универзитети, средни училишта, работодавачи;
- Менаџер за односи со јавност и маркетинг;
- Проектни извршители, распределени по области;
- Проектни асистенти и практиканти.

Управување со проекти

Четириесет и петта студија (45): При реализацијата на концептот за својот проект за усогласување на законската регулатива поврзана со дефинирање на старателството кај деца на разведени родители, тимот при МТСП ги поставува следните фази:
- Фаза на планирање;
- Фаза на реализација;
- Фаза на завршување.
Со детално разработен концепт, според наведените фази, тимот на МТСП бара одобрување од своите надлежни за да започне со конкретна изработка на проектната апликација.

Прашање1: Дали вака поставените фази одговараат во согласност со методологијата за УПЦ?

Одговор 1: Би спровел надворешна ревизија.

Одговор 2: Не, но се сосема доволни за да се почне со пополнување на апликацијата.

Одговор 3: Не, и мора да претрпат значајни измени за да може да се почне со пополнување на апликацијата.

Прашање2: Дали проектниот тим мора да се придржува до одредени фази за да направи добар проектен концепт?

Одговор 1: Не мора, може да се потпре на својата стручност, компетенции и професионално познавање на материјата, областа од којашто произлегува проектот.

Одговор 2: Не мора да се придржува, но пожелно е да ги примени само трите фази кои се посочени во студијата.

Одговор 3: Мора, и тоа е дел од методологијата којашто е условена од страна на ЕУ за УПЦ (управување со проектен циклус).

Прашање 3: Која е суштинската разлика меѓу фазата на реализација и фазата на завршување?

Одговор 1: Нема разлика, всушност фазата на завршување е последниот сегмент од фазата на реализација на проектот.

Одговор 2: Станува збор за дијаметрално различни и суштински независни фази.

Одговор 3: Фазата на реализација го означува целиот тек на проектот од неговиот реален почеток до неговиот крај, а фазата на завршување ги опфаќа активностите кои следат по суштинското завршување на проектот (финална евалуација, ревизија и документирање на стекнатото искуство и знаењето од реализираниот проект).

Прашање 4: Што всушност претставува фазата на планирање?

Одговор 1: Планирање на дневните обврски кои произлегуваат од задачите за секој извршител посебно.

Одговор 2: Планирање на проектните процеси.

Одговор 3: Планирање на целиот тек на активностите кои се поврзани со задачите за остварување на целите со користење на сите ресурси во текот на времетраењето на проектот, од неговиот почеток до неговото завршување.

Прашање 5: Кога вие би го претставувале тимот на МТСП, со кои фази би го направиле концептот, пред да го дадете на одобрување и пред да започнете со пополнување на апликацијата?

Одговор 1: Би ги задржал назначените фази.

Одговор 2: Би ги вклучил и фазите за развој на идејата и фазата за интегрирање во проектот на сите засегнати страни.

Одговор 3: Би ги вклучил фазите за анализа на проблемот и целта (проблемите и целите) и нивното интегрирање со стратегиските ЕУ и националните насоки и анализа на опкружувањето со интегрирање на засегнатите страни.

Управување со проекти

Четириесет и шеста студија (46): Тимот на Моја кариера, кој го добил и го реализирал проектот за подобрување на вработливоста на младата популација, дипломци и завршени средношколци, во извештајот на завршувањето на проектот, како датум со кој го означил почетокот на проектот, го евидентирал датумот кога е објавен повикот за доставување проектни апликации од страна на донаторот.

 

Прашање1: Дали овој е вистинскиот датум за почеток на проектот?

Одговор 1: Реализација на 8.000 обуки.

Одговор 2: Не, вистинскиот датум е оној кога проектот е одобрен.

Одговор 3: Не, вистинскиот датум е датумот којшто во договорот за реализација на проект помеѓу тимот на Моја кариера и донаторот, е утврден како датум за почеток на проектот.

Прашање2: Дали прашањето за датумот за почеток на проектот има суштинска важност за самиот проект?

Одговор 1: Нема никаква важност.

Одговор 2: Нема конкретна важност, туку е значаен само заради точна административна и техничка евиденција.

Одговор 3: Има суштинско значење, затоа што токму од тој датум почнува и суштинската реализација на проектот со сите негови компоненти.

Прашање 3: Дали еден проект може да има повеќе датуми кои го означуваат неговиот почеток и кои би биле тие?

Одговор 1: Не е логично еден проект да има два датуми за почеток, бидејќи тоа би значело датум за почеток, а следниот датум би бил датум на продолжување.

Одговор 2: Може, доколку едниот е датум кога проектниот тим почнал да ја подготвува проектната апликација и датумот кога започнале да го реализираат проектот.

Одговор 3: Може, едниот датум да биде датумот кога е потпишан договорот за реализација на проектот меѓу реализаторот и донаторот, а вториот доколку со договорот е определен посебен датум со кој се означува и суштинскиот почеток на проектот (организација на одреден промотивен настан).

Прашање 4: Со кои останати сегменти од проектниот циклус е поврзан датумот за почеток на проектот?

Одговор 1: Само со датумот за завршување на проектот.

Одговор 2: Само со реализацијата на буџетот.

Одговор 3: Со сите проектни аспекти и компоненти.

Прашање 5: Врз кои параметри се одразува датумот на почеток на проектот?

Одговор 1: Финансиските средства за реализацијата на проектните цели.

Одговор 2: Времето, трошоците и остварените цели.

Одговор 3: Ефикасноста и ефективноста на проектот, што се утврдува со завршната ревизија.

Управување со проекти

Четириесет и седма студија (47): При конципирањето на првичната идеја за проект за усогласување и надградување на регулативата за старателството врз децата на разведените родители, тимот на МТСП до одговорните лица доставил нацрт-план во кој биле посочени идејата, нејзиното значење за подобрување на квалитетот при воспитувањето и грижата на децата од страна на разведените родители и конкретните цели кои треба да се постигнат со овој проект, при што концептот бил првично отфрлен затоа што покрај останатото, не бил поднесен начелен план, не бил доставен конкретен предлог-буџет и не била образложена корелацијата на проблемот со ЕУ и со националните стратегиски приоритети.

Прашање1: Дали изготвувањето начелен план при подготовката на проектниот концепт има суштинско значење за натамошната изработка на апликацијата?

Одговор 1: Не е, туку претставува чиста административна форма.

Одговор 2: Има значење, но не мора да се изработува во иницијалната фаза.

Одговор 3: Има значење и пожелно е да се изработи во иницијалната фаза.

Прашање2: Дали и во што се состои значењето на начелниот проектен план во иницијалната фаза?

Одговор 1: Нема значење.

Одговор 2: Има делумна поврзаност со изработката на предлог-буџетот.

Одговор 3: Дава целосен увид на сите проектни компоненти и зависности, што овозможува понатаму полесно пополнување на проектната апликација.

Прашање 3: Дали изработката на предлог-буџет има значење во иницијалната проектна фаза?

Одговор 1: Нема никакво значење.

Одговор 2: Нема некое конкретно значење, но пожелно е да се изработи.

Одговор 3: Има значење за да даде основен увид во трошоците, дали проектот може да се вклопи со проектно определената финансиска рамка.

Прашање 4: Дали изработката на анализата за утврдување на проблемската конотација на проектот со ЕУ и со националните стратегии и приоритети, има суштинска важност во иницијалната проектна фаза?

Одговор 1: Нема никаква важност.

Одговор 2: Има чисто административна важност, да биде изработена само како задолжителен критериум.

Одговор 3: Ја има најсуштинската важност, бидејќи станува збор за клучен критериум на ЕУ за одобрување кој било проект.

Прашање 5: Кога вие би биле раководител на проектниот тим на МТСП, од каде прво би тргнале и на што најмногу би посветиле внимание во првичната иницијална проектна фаза?

Одговор 1: Да направам издржан предлог-проект, со јасно утврдени приоритети и изработен конкретен предлог-буџет.

Одговор 2: Да направам издржан предлог-проект, со утврдување на целите, трошоците и очекуваните резултати.

Одговор 3: Да направам предлог-концепт, кој ќе го посочи интегрираниот пристап на поврзување на проектната проблематика со ЕУ и со националните приоритети, со јасно дефинирани цели, задачи, фази на реализација и трошоци.

 

Управување со проекти

Четириесет и деветта студија (49): Во компанијата ИТЦ, тимот за иновации и развој има задача преку процесен пристап да направи проект за развој на модуларна софтверска апликација за водење материјална, финансиска и оперативна евиденција со планирање и реализација на работните процеси и задачи (ERP) за потребите на малите и средните претпријатија во Република Македонија, која ќе функционира како S&S, ќе работи на т.н. облак платформа и ќе биде изработена од т.н. Open sources технологии.
Тимот за таа цел го прави следниот концепт:
2. Развој на идеја за проектот, преку глобални согледувања за постоењето такви и слични проекти  во земјата и во компаративниот регион.
3. Нејзина детална разработка преку анализи за:
a. Стратегиското место на идејата во согласност со долгорочната стратегија за развој на ИТЦ;
b. Потребата и оправданоста;
c. Трошоци и други финансиски параметри;
d. Возможност - реална остварливост;
e. Надворешно и внатрешно опкружување;
f. Поседување соодветни ресурси.
При разгледувањето од страна на топ менаџментот, констатирано е дека пристапот е добар, но недостасуваат неколку битни компоненти кои воопшто не се обработени, а од чиј опфат може да зависи одлуката за почеток или отфрлање на проектната иницијатива.

Прашање1: Според вас, кои значајни компоненти недостасуваат во проектната експликација?

Одговор 1: Да, го дефинираат проблемот.

Одговор 2: Влијанието на домашната конкуренција и на интернационалните иницијативи.

Одговор 3: Факторите на ризик и факторите кои обезбедуваат долгорочна одржливост.

Прашање2: Според вас, колкаво е значењето за одобрување еден проект доколку во една проектна апликација на се опфатени анализите на факторие на ризик?

Одговор 1: Нема конкретно значење во фазата на проектна иницијација.

Одговор 2: Факторите на ризик не се од пресудно значење, но можат да влијаат.

Одговор 3: Анализата на факторите на ризик е од суштинско значење при фазата на проектна иницијација.

Прашање 3: Кои би биле најголемиот фактори на ризик во овој случај?

Одговор 1: Конкуренцијата.

Одговор 2: Губење вработени лица од тимот (нивно прелевање во интернационални софтверски компании).

Одговор 3: Локализација на проектот и негово единствено врзување за македонскиот пазар.

Прашање 4: Кои фактори ја дефинираат одржливоста на еден проект?

Одговор 1: Обезбедени краткорочни финансиски дотации.

Одговор 2: Негово целосно адаптирање, преземање од корисниците.

Одговор 3: Обезбедување развој и начини за самоодржливост на проектот.

 

Прашање 5: Во услови кога приватните компании самостојно ги обезбедуваат средствата за отпочнување на еден проект, кои би биле суштинските очекувања?

Одговор 1: Проектот по Х време да ги врати вложените средства.

Одговор 2: Проектот да го потврди развојот на компанијата и да обезбедува поврат на вложените средства.

Одговор 3: Проектот да покаже самоодржливост и да донесе нов квалитет во стратегискиот развој, оправдувајќи ги вложените средства.

 

Управување со проекти

Педесетта студија (50): Откако тимот на ИТЦ ги коригирал првичните забелешки од страна на топ менаџментот околу поставувањето процесен пристап за реализација на проект за развој и изработка на ЕРП-апликација за МСП и добил одобрување за почеток со проектниот циклус, тимот ја започнал фазата на планирање, со која ги опфатил следните елементи:
a. Дефинирање конкретни цели, активности, задачи и претпоставени резултати;
b. Распределба на задачите по носители (WBS);
c. Дефинирање терминска рамка на сите активности и испораки;
d. Дефинирање буџет;
e. Дефинирање организациска и комуникациска структура;
f. Дефинирање посебни процеси за менаџмент со активности, ресурси, ризици и јавност.
Сепак, по деталната анализа, менаџментот констатирал дека со фазата на планирање не е опфатена една многу важна компонента и проектот повторно го вратил на доработка.

 

Прашање1: Која компонента недостасува?

Одговор 1: Да разработат решение.

Одговор 2: Дефинирање на отчетноста.

Одговор 3: Мониторингот и контролата.

Прашање2: Кога во еден проект се вклучува мониторингот?

Одговор 1: При проектната разработка.

Одговор 2: При фазата на реализација.

Одговор 3: При целиот тек од почетокот до крајот на еден проект.

Прашање 3: Кое е најсуштинското значење на мониторингот?

Одговор 1: Да се контролираат извршителите.

Одговор 2: Да се внимава на остварувањето на целите.

Одговор 3: Да се следат и да се документираат процесите со цел да се реагира навремено и по потреба да се изврши репланирање.

Прашање 4: Во согласност со проектната методологија, преку кои критични пресеци може да се направи контрола дали испорачаните резултати соодветствуваат со времето, реализирањето на предвидените задачи и со остварувањето на зацртаните трошоци?

Одговор 1: Кварталните наративни извештаи.

Одговор 2: Месечните финансиски извештаи.

Одговор 3: Увидот во зацртаните „Milestones“.

Прашање 5: Која клучна проектна придобивка ја обезбедува цикличниот и континуираниот процес на контрола, евалуација и репланирање?

Одговор 1: Оправданоста на средствата.

Одговор 2: Ефективноста и ефикасноста.

Одговор 3: Процесот на проектно учење и развој.

Управување со проекти

Педесет и прва студија (51): Откако сите подготовки се направени и е одобрено за да се започне со проектот за развој и производство на ЕРП-апликација во облак за МСП, топ менаџментот на ИТЦ ги направи следните чекори за подготовка со проектот за развој на ЕРП-софтверска апликација за потребите на МСП:

- Разработен е детален план и тој со конкретни носители, задачи, време и резултати е впишан во соодветен софтвер за следење и евидентирање на проектните активности;

- Направен е избор на тимот;

- Дефинирани се клучните комуникациски принципи, форми и канали;

- Определен е буџетот;

- Дефинирани се процедурите за стартување, следење, евалуација и репланирање на процесите;

- Дефиниран е системот за проверка на резултатите, тестирање на апликацијата во сите нејзини фази на изработка;

- Определен е датумот за почеток на проектот со организација на мал интерен коктел со планирана објава на информација на нивниот портал.

Ваквиот план е разгледан од топ менаџментот на компанијата, и тој е прифатен со акцент дека е потребно да се вметне и една многу важна компонента.

Прашање1: Дали вака претставените чекори за отпочнување со реализација на замислениот проект ги задоволуваат критериумите и методологијата за процесно ориентиран проектен менаџмент?

Одговор 1: Да утврдат цели и задачи и да ги распределат во соодветна временска рамка и адекватни ресурси.

Одговор 2: Не, целосно отстапуваат од методологијата.

Одговор 3: Во основа ги задоволуваат, но потребни се извесни подобрувања.

Прашање2: Што всушност претставува планот за реализација?

Одговор 1: Листа на потребните задачи.

Одговор 2: Комплексни активности од кои произлегуваат задачи заради остварување одредени цели.

Одговор 3: Опфат на параметрите: активности, задачи, цели, ресурси и време.

 

Прашање 3: Кој го имплементира планот?

Одговор 1: Проектниот менаџер.

Одговор 2: Целата компанија.

Одговор 3: Тимот од компанијата кому се доделени посебни задачи и обврски кои произлегуваат од планот за спроведување на проектот.

Прашање 4: Која компонента недостига во планот?

Одговор 1: Стратешко планирање.

Одговор 2: Протоколи за комуникации со јавноста.

Одговор 3: Обука на тимот: тим билдинг.

Прашање 5: Што всушност се постигнува со обуката на тимот, пред да се започне со некој проект?

Одговор 1: Тимот да се запознае меѓу себе и да ги изгради комуникациските релации, како внатрешните така и надворешните.

Одговор 2: Тимот да се усогласи и да направи симулација на проектните активности, со цел да го провери и да го усогласи значењето на сите проектни термини и фази.

Одговор 3: Тимот да направи заеднички осврт кон планот и да ги усвои задачите, процесите и процедурите кои се зададени со проектот.

Управување со проекти

Педесет и втора студија (52): По спроведувањето на завршната ревизија на предлог-планот за отпочнување со проект, тимот на ИТЦ со цел да го реализира проектот за развој на модуларна софтверска апликација ЕРП за потребите на МСП, ги реализира следните подготовки:
1. Определен е главен проектен менаџер;
2. Усвоени се процедури за комуникација и дефиниран е RED Mind како софтвер за поставување, следење и генерирање соодветни проектни извештаи;
3. Направен е тим билдинг со останатите членови на тимот и со секого поединечно се верификувани неговите во рамките на проектните задачи (WBS) и е направено:
a. Потпишување договор за реализација (верификација на планот);
b. Конципирање соодветна проектна организациска структура;
c. Пренесување на улогите и задачите;
d. Определен е датумот за почеток со проектот.
Но, од самиот почеток на проектот, започнуваат и одредени објективни тешкотии кои доведуваат до поместувања во целиот проект:
- Алоцирање дел од внатрешните програмери на други активни и финансиски значајни проекти;
- Пренасочување и на техничките финансиски ресурси за да се забрза затворање други тековни проекти поврзани со договори со надворешни клиенти;
- Вклучување нови, недокажани програмери;
- Пробивање рокови, непостигнување планирани цели;
- Намалување на ентузијазмот кај одговорниот проектен менаџер;
- Критичен момент на можно замрзнување или откажување на проектот.   

Прашање1: Зошто настанал овој проблем?

Одговор 1: Да направат буџетска проекција.

Одговор 2: Заради пропусти во планирањето.

Одговор 3: Заради неизбалансирани приоритети на топ менаџментот.

Прашање2: Дали ваквите проблеми можеле да се предвидат и кога?

Одговор 1: Не можеле да се предвидат.

Одговор 2: Можеле во стратешкото планирање.

Одговор 3: Можело со внимателно планирање на ризиците и правилна анализа на внатрешните состојби.

Прашање 3: Кој ја носи вината за ваквиот развој на настаните?

Одговор 1: Проектниот тим.

Одговор 2: Проектниот менаџер.

Одговор 3: Топ менаџментот.

Прашање 4: Кои чекори треба да ги преземе проектниот менаџер за го задржи проектот?

Одговор 1: Што и да направи, работите не зависат од него.

Одговор 2: Да направи обид за времено запирање на сите проектни активности до создавањето услови за повторен почеток.

Одговор 3: Да направи итен состанок со топ менаџментот за да се предефинираат стратешките и оперативните приоритети на компанијата, а со тоа и да се донесе одлука за судбината на проектот.

Прашање 5: Кога вие би биле на местото на проектниот менаџер, како вие би постапиле во овој случај?

Одговор 1: Би сте си дале оставка.

Одговор 2: Би направиле брза обука на новиот тим и би продолжиле со работата со промена на планот: намалување на целите и зголемување на времето.

Одговор 3: Би инсистирале на замрзнување на сите активности сè додека не се создадат услови за да се продолжи според утврдените параметри од планот за проектот.

Управување со проекти

Педесет и трета студија (53): При анализата на состојбите во фаза на иницијација на можен меѓуграничен проект за зголемување на квалитетот во услугите во туристичката понуда и изработка на усогласени туристички стандарди во охридскиот регион, како засегнати страни се идентификувани бројни туристички организации, комори и здруженија лоцирани во Охрид, Струга, Подградец и во Пешкопеја, како и локалните самоуправи и националните институции за развој на туризмот (агенции, министерства на Македонија и Албанија), кои инсистираат на развиени политики во областа на туризмот и следење на општите трендови. Со проектните анализи, исто така, е утврдено дека клучен и најброен сегмент вклучен во туристичката понуда се локалните жители, кои ги издаваат своите главно нестандардизирани капацитети, соби, апартмани и останати објекти за сместување, кои од проектот очекуваат бенефиции кои би ја зголемиле побарувачката. За потребите на проектот, исто така, се консултирани и експерти од областа кои потенцираат дека е потребно дефинирање општо прифатливи стандарди кои произлегуваат од нормативите на ЕУ и спроведување одредена регулатива, со цел да се обезбеди заштита на туристите и унапредување на севкупната област, односно обезбедување интегрирана понуда и на македонските и на албанските туристички капацитети, како и зголемен персонален квалитет за особеностите во туристичката индустрија на вработените и сопствениците на туристичките објекти и капацитети.Сепак, низ анализите на очекувањата и потребите од проектот, се стекнати сознанија дека речиси сите групи на засегнати страни имаат свои и често спротивни интереси, со што е доведена во прашање и самата иницијација, односно откажување од обидот да се учествува на отворениот повик. За да се избегнат можните конфронтации, сепак, во согласност со методологијата на УПЦ за фазата иницијација, проектот лоцира повеќе сегменти кои претставуваат неподелен интерес кај сите засегнати страни, а тоа се:

- Обуки;

- Класични промотивни активности;

- Користење на интернетот и социјалните мрежи за промоции и маркетинг; и

- Изработка на заедничка интегрирана понуда преку интерактивен веб-портал за контакт со потенцијалните клиенти на македонски, албански и англиски јазик.

Прашање1: Која клучна препорака во фазата на иницијација е искористена за да се идентификуваат проектните области од заеднички интерес?

Одговор 1: Да направат проектен план.

Одговор 2: Проектот да дејствува во областите кои се посочени од експертите.

Одговор 3: Проектот да се концентрира во рамките на заедничкиот содржател меѓу барањата и потребите на засегнатите страни, укажувањата на експертите и можностите и капацитетите.

 

Прашање2: Зошто проектот не се фокусирал кон издејствување одредена регулатива и стандарди?

Одговор 1: Затоа што такви стандарди веќе постојат во регионот и се применуваат.

Одговор 2: Затоа што станува збор за две држави, тешко е да се усогласат заеднички стандарди.

Одговор 3: Затоа што стандардите и регулативата значат поделени интереси меѓу засегнатите страни, локалната самоуправа и државните институции, кои имаат свои интереси и туристичките организации (поединци) кои често имаат спротивни интереси.

Прашање 3: Дали со еден проект мора да бидат задоволени сите засегнати страни?

Одговор 1: Да, сите треба подеднакво да бидат застапени.

Одговор 2: Но, да бидат опфатени нивните интереси.

Одговор 3: Да, но само како субјекти кои ќе земат активно учество во аспекти кои претставуваат заеднички интерес.

Прашање 4: Во каква стапица можел да потпадне проектот ако во фазата за иницијација не биле детектирани аспектите на спротивставени интереси и конфронтации?

Одговор 1: Проектот да пропадне заради директна конфронтација на спротивставени интереси.

Одговор 2: Проектот да не може да оствари дел од планираните цели заради цврсто бранење на своите интереси од страна на спротивните страни.

Одговор 3: Проектот не би потпаднал во никаква стапица од причини што проектите не секогаш позитивно ги тангираат сите засегнати страни.

Прашање 5: Дали и во кој сегмент проектниот фокус носи одреден атрибут, којшто би ја обезбедил неговата долгорочна одржливост?

Одговор 1: Проектниот фокус не носи никаков нов квалитет, а наведениот фокус не претставува нешто што може да гарантира натамошна одржливост.

Одговор 2: Интегрираниот маркетиншки пристап може да значи одреден атрибут, но недоволен да се обезбеди одржливоста.

Одговор 3: Функционирањето на заеднички туристички портал и постојаното продуцирање нови курикулуми за обуки и развој на туристичките капацитети, се значајни атрибути кои можат да ја обезбедат одржливоста на проектот.

Управување со проекти

Педесет и четврта студија (54): Проектот за зголемување на вработливоста кај младата генерација, спроведуван од невладината организација Моја кариера, по истекот на првите 6 месеци, во согласност со проектната документација, треба да спроведе редовна полугодишна евалуација.
За таа цел, избрана е надворешна консултантска компанија со задача да изврши:
- Мерење на инволвираноста на секој поединец од проектниот тим во целите и задачите на проектот;
- Мерење на влијанието на проектот во јавноста;
- Проверка на употребата на формите и начините на писмена и усна комуникација;
- Проверка на реално постигнатите резултати;
- Анализа на задоволството и нивото на вклученост кај засегнатите страни.

Прашање1: Со кој сегмент од еваулацијата ќе се истражи влијанието кое проектот го има врз достигнувањето на општата цел?

Одговор 1: Да започнат со проектот.

Одговор 2: Анализа на задоволството и нивото на вклученост кај засегнатите страни.

Одговор 3: Мерење на влијанието на проектот во јавноста.

Прашање2: Дали за да се спроведе полугодишната еваулација, неопходно било да се избере надворешна консултантска куќа?

Одговор 1: Да, тоа е предвидено со регулативата на ЕУ.

Одговор 2: Не е неопходно, но е потребно за да се запази принципот на објективност.

Одговор 3: Во согласност со методологијата на ЕУ за УПЦ, препорачливо е периодичните евалуации, па и завршната евалуација да ги спроведува проектниот тим со интерни ресурси, но никаде не е наведено дека е забрането да се користи надворешна консултантска куќа.

Прашање 3: Со кој аспект од евалуацијата се утврдува сегментот на ефикасност и ефективност?

Одговор 1: Мерење на влијанието на проектот во јавноста.

Одговор 2: Мерење на инволвираноста на секој поединец од проектниот тим во целите и задачите на проектот.

Одговор 3: Проверка на реално постигнатите резултати.

 

Прашање 4: Што се проверува со сегментот за проверка на употребата на формите и начините на писмена и усна комуникација?

Одговор 1: Нивото на проектна култура.

Одговор 2: Нивото на запазување на внатрешните процедури.

Одговор 3: Употребата на стандардизираните документи, процедури и форми за комуникација.

Прашање 5: Кој сегмент во согласност со методологијата на ЕУ за УПЦ, не е опфатен со понудениот концепт на споменатата евалуација?

Одговор 1: Внатрешната ревизија.

Одговор 2: Остварувањето на општата цел.

Одговор 3: Следење на проектната одржливост.

Управување со проекти

Педесет и петта студија (55): Тимот на МТСП откако успешно го одбранил својот концепт за предлог-проект за усогласување и унапредување на регулативата поврзана со старателството на деца при разведени родители, започнува да ја пополнува апликацијата во согласност со пристапот на логичка рамка. Со цел да бидат што е можно поефикасни во пополнувањето, тимот се дели на два дела и секој од нив работи на различна проблематика, при што едниот тим работи на анализа на проблемот, а другиот на анализа на целите.

Прашање1: Дали ваквата поделба на тимот може да ги даде посакуваните резултати?

Одговор 1: Го има целосно правото самостојно да одлучува без да следи одредени правила или насоки.

Одговор 2: Да, но може да има потреба од дополнително усогласување.

Одговор 3: Проблемот и целите претставуваат суштински дел и е речиси невозможно независно да се работи и на двата дела.

Прашање2: При анализата на главниот проблем, што всушност се добива како крајно пополнета форма?

Одговор 1: Табела за проблеми и дилеми.

Одговор 2: Логички дијаграм на проблемите.

Одговор 3: Дрво на проблеми.

Прашање 3: Во фазата на анализи, ако проблемот станува цел, тогаш дрвото на проблеми станува?

Одговор 1: Непотребно.

Одговор 2: Разгрането.

Одговор 3: Дрво на цели.

Прашање 4: Во фазата на анализа, пред да се започне со анализата на проблемите и целите, која анализа треба да биде завршена?

Одговор 1: Анализа на проектната одржливост.

Одговор 2: Анализа на општата и на посебната проблематика.

Одговор 3: Анализа на засегнатите страни, нивните проблеми и потреби (цели).

Прашање 5: Кога вие би биле раководител на тимот на МТСП, а со цел да обезбедите поголема кохерентност и конзистентност во проектната елаборација (пополнување на апликацијата), што би презеле?

Одговор 1: Би ангажирал професионална консултантска куќа да ја пополни апликацијата.

Одговор 2: Претходно би спровел обука на тимот.

Одговор 3: Во тимот би вклучил и претставници на засегнатите страни, а би повикал и странична експертска помош или лица со веќе докажано позитивно искуство во пополнување проектни апликации на ЕУ.

Управување со проекти

Педесет и осма студија (58): При конципирањето на проектот за зголемена вработливост на младата популација, тимот на Моја кариера, како своја генерална (општа) цел ги дефинира:
- Намалување на невработеноста и создавање оспособена работна сила.
Како свои посебни, конкретни цели, за првите 6 месеци ги дефинира:
- Спроведување обуки за зголемување на вработливоста со опфат на минимум 3.000 завршени средношколци и 5.000 дипломци;
- Спроведување обуки за менторство на практиканти кај 500 работодавачи;
- Ангажирање во практични обуки на најмалку 500 практиканти;
- Вработување на 250 завршени практиканти;
- Дефинирање регулатива за спроведување практикантство и менторство;
- Потпишување меморандуми со сите активни универзитети за формирање кариерни центри во нивните студентски кампуси;
- Потпишување меморандуми со најмалку 100 средни училишта за формирање кариерни центри.
Вака замислен, проектот има доста амбициозни цели, кои всушност произлегуваат од главниот проблем, причините и неговите последици.

Прашање1: Од аспект на погоре приложеното, а имајќи ја предвид алатката за дрво на проблемот, кој би бил главниот проблем кој е предмет на интерес на овој проект?

Одговор 1: Да, целосно одговараат.

Одговор 2: Генералната невработеност.

Одговор 3: Невработеноста на младата популација.

Прашање2: Кои се причините кон чие разрешување цели проектот?

Одговор 1: Иселување на младата популација.

Одговор 2: Не постоење интегриран пристап меѓу реалните потреби за квалификации и наставните курикулуми.

Одговор 3: Младите не ги поседуваат потребните вештини и способности кои ги бараат работодавачите.

Прашање 3: Што е директна последица од посочениот проблем?

Одговор 1: Младите не остваруваат практична работа.

Одговор 2: Младите, генерално, се незадоволни.

Одговор 3: Ја напуштаат државата.

Прашање 4: Кон што влијае овој проект, која е неговата генерална тенденција?

Одговор 1: Самовработување.

Одговор 2: Младите луѓе да останат во државата.

Одговор 3: Генерално намалување на невработеноста и зголемување на општата благосостојба.

Прашање 5: Со оглед на широката лепеза конкретни цели, кои од нив би се нашле на врвот од дрвото на целите?

Одговор 1: Над 8.000 млади луѓе се стекнале со обуки за зголемена вработливост.

Одговор 2: Над 500 активни практиканти.

Одговор 3: Над 250 вработени млади луѓе.

Управување со проекти

Шеесетта студија (60): Проектот за изградба на делницата Демир Капија – Смоквица, кој како проект се гради со европски средства за поддршка на инфраструктурни проекти од регионално значење, во својата инвестициска фаза мораше да претрпи значајни измени за промена на трасата заради еколошки причини. Имено, по реакција на одредено здружение за заштита на животните, било утврдено дека првично замислената траса ќе го наруши природното гнездилиште на еден пар редок вид белоглави орли и таа мораше да се промени, при што буџетот на проектот значително се зголеми.

Прашање1: Со која одредба во рамките на проектите на ЕУ се регулира ваквата проблематика?

Одговор 1: Нема големо суштинско значење.

Одговор 2: Со задолжително почитување на биодиверзитетот.

Одговор 3: Ниеден проект не може да биде одобрен доколку не поседува соодветен елаборат, изготвен од независна институција за влијание врз природната и животната средина.

Прашање2: Чија е грешката во овој случај?

Одговор 1: На организацијата што аплицирала за проектот, што претходно не извршиле самостојна проверка на животната средина.

Одговор 2: На Здружението за заштита на ретки животни, кое благовремено не го информирало инвеститорот.

Одговор 3: Ничија, станува збор за два паралелни процеси.

Прашање 3: Со кои други одредби се условуваат ваквите големи инфраструктурни проекти?

Одговор 1: Нема други одредба.

Одговор 2: Со елаборат за влијание врз работната средина.

Одговор 3: Со комплет на елаборати, со кои се докажува дека проектот се изведува според сите пропишани стандарди, не ги нарушува природниот баланс, животната и биосредината.

Прашање 4: Што всушност се постигнува со вакви контролни механизми?

Одговор 1: Се трошат само повеќе пари на најчесто непотребни елаборати.

Одговор 2: Се штити угледот на ЕУ (ЕК) или на останатите донатори.

Одговор 3: Се обезбедува одржлив развој без значајни нарушувања на животната средина.

Прашање 5: Кога вие би биле проектен раководител  на ваков голем инфраструктурен проект, како би постапиле?

Одговор 1: Би го стопирал проектот заради неговата неисплатливост.

Одговор 2: Би ја почитувал одлуката, но, сепак, би порачал уште еден елаборат и второ мислење.

Одговор 3: Би нарачал физибилити студија со интегриран елаборат, уште пред да се изготви апликацијата.